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Unified-Communications

Praxistipps für erfolgreiche Videokonferenzen

28. September 2011, 16:22 Uhr | Hans-Jürgen Jobst, Senior-Product-Marketing-Manager bei Avaya

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Gute Vorbereitung ist schon der halbe Erfolg

Eine Videokonferenz unterscheidet sich kaum von einem persönlichen Treffen. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter dazu, hier ebenso sorgfältig und aufmerksam zu sein, wie in jeder anderen Gesprächssituation. Die Vorbereitung und die Wahl der Gesprächsumgebung sind dabei entscheidende Faktoren. Sie kennen das aus der realen Welt: Ein beiläufiges Gespräch auf dem Gang oder in der Kantine führt nur selten zu einem guten Ergebnis.

Offizielle Geschäftstermine brauchen einen entsprechenden Rahmen. Deshalb sollte der professionelle Charakter auch bei Videokonferenzen gewahrt werden. Das reduziert gleichzeitig die Versuchung, dass sich die Teilnehmer zwischendurch mit anderen Aufgaben, etwa dem Schreiben von E-Mails, beschäftigen.

Nebenbei gar zu essen oder IM-Nachrichten zu verschicken, beeinträchtigt ebenfalls die Konversation. Wer sich unterwegs einwählt, sollte dafür möglichst einen ruhigen Ort finden, um produktiv arbeiten zu können.

Eine weitere Voraussetzung für erfolgreiche Videokonferenzen ist der vertraute Umgang mit der Technik. Nur wer sich sicher fühlt und die Funktionsweise der Ausrüstung versteht, kann souverän arbeiten. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern darum Einführungskurse an, in denen der Umgang mit den Geräten in lockerer Atmosphäre erlernt und eingeübt wird. Dies erzeugt die notwendige Gelassenheit für den echten Einsatz. Der routinierte Umgang wirkt sich auch positiv auf das Selbstvertrauen der Anwender aus und hilft, die Ziele und Vorteile der neuen Technologie bestmöglich auszuschöpfen.

Auch bei einer Videokonferenz sollten die Teilnehmer die formalen Kleidungsrichtlinien wahren. Dies gilt insbesondere für den Kontakt mit internationalen Geschäftspartnern, die möglicherweise andere Vorstellungen bezüglich des Dress-Codes haben. Aus technischer Sicht sollten Sie gestreifte und karierte Stoffmuster meiden, da sie oft zu Flimmern auf dem Bildschirm führen. Weiße Kleidung ist ebenfalls unvorteilhaft, da sie ihre Träger blass und unnahbar erscheinen lassen.