Unified-Communications
Praxistipps für erfolgreiche Videokonferenzen
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Reden ist Gold
Schaffen Sie außerdem die Voraussetzung dafür, dass sich alle Teilnehmer durchgehend am Gespräch beteiligen. Wie bei einem persönlichen Treffen beeinträchtigt die Funkstille des Gegenübers auch die Qualität einer Videokonferenz erheblich. Dieses Szenario lässt sich leicht vermeiden, wenn die Agenda und anstehende Themen der Konferenz frühzeitig bekannt sind und ausreichend Zeit für die Vorbereitung bleibt. So vermeiden Sie, dass sich Teilnehmer überrumpelt oder unvorbereitet fühlen.
Eine gut akzentuierte Aussprache und der Verzicht auf umgangssprachliche Redewendungen beim Gespräch mit Nicht-Muttersprachlern unterstützen auch in Videokonferenzen das bessere Verständnis. Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer laut und deutlich sprechen, um eine gute Sprachübertragung zu gewährleisten. Besonders angenehm und konstruktiv erscheinen übrigens Teilnehmer, die den Blickkontakt mit der Kamera und den anderen Gesprächspartnern suchen und diese mit Namen ansprechen.
Während des Gesprächs sollten Mitarbeiter auch auf die richtige Verwendung des Stumm-Schalters achten. Er dient dazu, sich kurz mit Anwesenden im gleichen Raum auszutauschen oder Hintergrundgeräusche zu vermeiden, wenn ein Teilnehmer sich gerade nicht am Gespräch beteiligt. Er sollte in kleinen Runden allerdings möglichst selten zum Einsatz kommen. Insbesondere in größeren Gesprächsrunden kann es aber hilfreich sein, das Mikrofon nur dann anzuschalten, wenn man selbst etwas zur Diskussion beitragen will. Hat sich diese Praxis einmal durchgesetzt, sinkt der Geräuschpegel in allen Konferenzschaltungen deutlich.
Manche Menschen werden nervös, wenn sie vor einem Publikum oder einer laufenden Kamera sprechen müssen. Dennoch ist es unerlässlich, die Sprecher darin zu bestärken, die Nerven zu bewahren, sich zu entspannen und so natürlich wie möglich zu sein. Denn nur zu häufig gehen wichtige Informationen oder Botschaften verloren, wenn der Sprecher unkonzentriert oder nervös ist.
Sobald sich das Team an das Medium Videokonferenz gewöhnt und in seinen Arbeitsalltag aufgenommen hat, sollten Sie sich bei den Mitarbeitern für ihren Einsatz bedanken. Schließlich trägt ihr Engagement dazu bei, Reisekosten zu senken und die Umwelt zu schonen.
Fazit: Erfolgreiche Videokonferenzen sind kein Zauberwerk. Wird deren Einsatz im Alltag geübt, lässt sich schnell feststellen, wie sich die Technologie etabliert. Und der natürliche Umgang mit dem Medium Videokonferenz ist der beste Garant für erfolgreiche Gespräche
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