Automatisierbare Pilotprozesse erkennen
Routenplaner für den Start in die Robotic Process Automation
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
RPA ist mehr als Technologie
2. Prozesse verstehen, Methodik entwickeln
Häufig wird zu Beginn eines RPA-Vorhabens zunächst die Auswahl der RPA-Software festgelegt. Das ist nicht zu empfehlen, denn ihre zahlreichen Möglichkeiten kann die Prozessautomatisierung nur dann entfalten, wenn Regeln und Prozesse im Vorfeld umfassend analysiert werden. Erst dann geht es um die Technologie, mit der sich diese umsetzen lassen. Nur wenn Geschäftsprozesse wirklich verstanden werden, ist es möglich, den genauen Prozessablauf mit allen zugehörigen Aufgaben zu identifizieren und Software-Roboter ins Spiel zu bringen, mit denen sich manuell ausgeführte Arbeitsschritte fehlerfrei und prozess-konform nachbilden lassen. Eine fundierte Analyse hilft nicht nur, die richtigen Prozesse zu automatisieren, sondern unterstützt auch bei der Ausarbeitung eines gut konstruierten Governance- und Support-Modells. Beim Governance-Modell werden zunächst die Regeln zur Koordination der von menschlichen und digitalen Arbeitskräften durchzuführenden Tätigkeiten definiert. Im Mittelpunkt steht hierbei die Frage: Mit welchem Betriebsmodell lässt sich das beste Ergebnis erzielen? Mit ihrer Beantwortung lassen sich die Ressourcen und Fähigkeiten ermitteln, die zur Unterstützung der Führungsstruktur benötigt werden. Das Support-Modell beinhaltet eine Bestandsaufnahme der zur RPA-Implementierung erforderlichen Fähigkeiten und Kapazitäten und führt fast immer zu der Erkenntnis, dass die Expertise und Unterstützung externer Berater vonnöten sind. Zudem sind ein Plan und ein Budget ratsam, um im Verlauf der Zeit interne praktische Fähigkeiten aufbauen zu können. Es kommt auf die Zusammenarbeit mit Partnern an, die über die nötigen Kompetenzen und das Wissen verfügen, um Unternehmen gekonnt durch den gesamten Prozess aus Identifikation, Vereinfachung, Dokumentation und Kommunikation zu leiten.
3. Richtungsweisende Pilotprozesse identifizieren
Mithilfe einer Machbarkeitsstudie lassen sich bereits vor Beginn einer umfassenden RPA-Implementierung Vorteile bestätigen und mögliche Probleme identifizieren. Ein Leuchtturmprozess, also ein erster bestimmender Pilotprozess, gibt die Richtung für spätere intelligente Skalierungsmaßnahmen vor. Ein derartiges Pilotprojekt soll insbesondere der Inspiration dienen und Leitlinien vorgeben. Indem die Entscheidungsträger einen bestimmten Prozess für die Automatisierung auswählen und die zugrundeliegenden Systeme und Plattformen identifizieren, die zur Abwicklung der Aufgabe benötigt werden, können sie Hindernisse überwinden und Chancen nutzen. Zur Demonstration der intelligenten Prozessautomatisierung muss der gewählte Pilotprozess dabei spürbare Auswirkungen haben, über gut definierte Regeln verfügen, unstrukturierte Daten nutzen und stabil sein, damit sich nützliche Erkenntnisse gewinnen lassen.
Um im Wirrwarr der zahlreichen Arbeitsabläufe im Unternehmen, den Prozess herauszufiltern, für den sich eine intelligente Automatisierung lohnt, ist es ratsam, die folgenden fünf Aspekte zu beachten. So sollte der Prozess zuallererst ein sich wiederholendes Muster aufweisen. Er sollte möglichst zeitaufwändig sein, eine klare sowie reproduzierbare Datenerfassung ermöglichen und regelbasiert sein, da sich Entscheidungen so rein rational fällen lassen und nicht auf subjektiver Einschätzung basieren. Last but not least handelt es sich beim Idealprozess um eine Arbeitshandlung mit geringer Wertschöpfung. Obwohl das Credo zumeist lautet, klein anzufangen, bietet es sich in Sachen RPA je nach Unternehmen an, einen Leuchtturmprozess nicht zu klein zu wählen, damit die geschäftlichen Auswirkungen auch wirklich spürbar werden.
Voraussetzung für das Herausfiltern des richtigen Prozesses ist ein ausgefeiltes Process Mining. Werden Data-Mining-Algorithmen auf registrierte oder aufgezeichnete Daten in den so genannten Event Logs von Systemen angewendet, lassen sich so Trends und Muster erkennen, um mögliche Schwachpunkte in der Prozesskette herauszuarbeiten. Auf diese Weise erhalten Organisationen Vorschläge dafür, in welcher Richtung vorgegangen werden muss, um Prozesse transparenter, schneller und kosteneffizienter zu machen.
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