Automatisierbare Pilotprozesse erkennen
Routenplaner für den Start in die Robotic Process Automation
Die vier Grundpfeiler der stressfreien RPA-Einführung: Software-Anbieter Another Monday gibt Tipps, wie Unternehmen automatisierbare Pilotprozesse identifizieren können.
Dass sich immer mehr Unternehmen nach innovativer Technologie und neuen Konzepten umschauen, um die Vorteile des digitalen Wandels zu nutzen, steht außer Frage. In ihrer Studie IT-Trends 2018 haben die Berater von Capgemini herausgefunden, dass die Investitionen in IT stetig stiegen. Mit rund 67 Prozent finanziere die IT den größten Anteil der Innovationsprojekte, die Fachseite stelle lediglich Finanzmittel für ein Drittel der aktuellen Projekte bereit. Big Data und die robotergestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen, Stichwort Robotic Process Automation (RPA), gehören diesbezüglich laut Horváth & Partners zu den zentralen Digitalisierungsthemen. Doch worauf kommt es zu Beginn eines RPA/Vorhabens an? Welche Kriterien muss ein Prozess erfüllen, um automatisiert zu werden, und welche Rolle spielt der passende Pilotprozess, um mit RPA zu skalieren? Die folgenden Ausführungen geben Aufschluss.
Da sich die Implementierung von RPA schnell auszahlt, beschäftigen sich immer mehr Unternehmen mit dieser Technologie und wollen mit ihr das traditionelle Business Process Outsourcing (BPO) ersetzen. Aufgaben sollen nicht länger ausgelagert, sondern im eigenen Haus durchgeführt werden. Automatisierungsraten zwischen 80 und 99 Prozent sowie Einsparpotenziale von mehr als 75 Prozent sind keine Seltenheit. Laut einer aktuellen Umfrage von Another Monday und YouGov kennt rund die Hälfte der der befragten Mitarbeiter von deutschen Großunternehmen das Thema RPA und seine Vorteile. Allerdings haben erst zwölf Prozent der Unternehmen bereits Geschäftsprozesse durch Software-Roboter umgesetzt. Denn eine neue Top-Technologie alleine reicht nicht aus. Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität der zu automatisierenden Abläufe und gehen davon aus, dass sich RPA ohne jegliche Programmierkenntnisse implementieren lässt. Richtig ist: RPA sollte in erster Linie als Methodik und nicht als Technologie betrachtet werden. Für die Implementierung ist der ganzheitliche Ansatz eines erfahrenen Anbieters erforderlich. Das Fundament eines RPA-Projekts ist ein robuster Governance-Rahmen. Innerhalb dieses Rahmens gilt es, alle Änderungen sorgfältig zu planen, klar zu kommunizieren und gründlich zu testen. Zudem muss bereits im Vorfeld festgelegt werden, welche Ziele mit dem RPA-Projekt erreicht werden sollen: Kostenreduktionen, Produktivitätssteigerungen, Prozessverbesserungen, gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit, oder vielleicht verschiedene Aspekte? Eine durchdachte Methodik ist Grundvoraussetzung für eine langfristige Skalierungsstrategie und ermöglicht erst eine erfolgreiche Automatisierung. Ein weiterer Aspekt ist die Mitarbeiterkommunikation, die oftmals zu kurz kommt, jedoch eine wichtige Voraussetzung für einen nachhaltigen Implementierungserfolg darstellt. Auf die folgenden Punkte sollten Unternehmen achten, um den Grundstein für eine langfristige und erfolgreiche Automatisierung zu legen:
1. RPA-Begeisterung schaffen und Missverständnisse beseitigen
Wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches RPA-Projekt sind Beteiligte, die mit Begeisterung die Perspektive begrüßen, Arbeitsqualität zu steigern, Kundenerfahrungen zu verbessern und das Geschäft zu optimieren. Essentiell ist hierbei die Frage, wer innerhalb der Organisation mit ins Boot genommen werden muss. Diese Projektbefürworter, quasi die RPA-Botschafter, helfen, ein überzeugendes Pilot- und Geschäftsszenario zu definieren und eine verlässliche Basis für die RPA-Implementierung zu schaffen. Kontinuierliche Kommunikation zwischen den einzelnen Beteiligten ist ebenfalls immens wichtig. Alle Mitarbeiter, Betriebsrat, Personalwesen, Positionen und Verantwortlichkeiten gilt es zu berücksichtigen. Hierbei ist es unerlässlich, ein Mitglied der Führungsetage zu involvieren. Benötigt wird ein Entscheider, der versteht, dass RPA ein langfristig angelegtes Projekt ist. Sinnvoll ist deshalb ein Geschäftsszenario, das den notwendigen Wandel auf Basis von Informationen hervorhebt, die im Vorfeld gesammelt wurden. Hierbei gilt es zu gewährleisten, dass die Vorteile und Investitionen verständlich, klar und gerechtfertigt sind. Nur so lässt sich die Unterstützung der Führungsetage gewinnen. Um eine fundierte Grundlage für das RPA-Projekt zu schaffen, müssen zudem Wissen gestärkt und falsche Annahmen beseitigt werden. So finden sich Roboter längst nicht mehr nur in Fabriken in Form der allseits bekannten Industrieroboter, die auf Befehl die unterschiedlichsten Tätigkeiten ausführen. Stattdessen lassen sich virtuelle Arbeitskräfte nahezu überall einsetzen.
Geschäftsprozesse werden mithilfe von RPA im Hintergrund automatisiert und Mitarbeiter von sich ständig wiederholenden Routinetätigkeiten entlastet. Software-Roboter ahmen menschliche Handlungen nach, die per Maus und Tastatur ausgeführt werden, und automatisieren wiederkehrende Aufgaben in zahlreichen Geschäftsanwendungen in der IT-Infrastruktur. Aufgrund falscher Erwartungen wird jedoch so manches RPA-Projekt unbedacht und zu einseitig angegangen, was zum Scheitern führt. Daher sollten Führungskräfte und Stakeholder im Vorfeld in Sachen RPA geschult und Fehleinschätzungen aus dem Weg geräumt werden. Mancher Firmenentscheider denkt beispielsweise, dass der einzige signifikante Vorteil der Prozessautomatisierung durch Software-Roboter darin bestehe, Kosten zu sparen. Sofern das RPA-Projekt durchdacht geplant und ausgeführt wird, besteht großes Potenzial, einen positiven Beitrag für Kostenstruktur, Kundenbeziehungen und Risikomanagement zu leisten. Erst wenn RPA als eine ganzheitliche Lösung und nicht als reines Technologie-Tool gesehen wird, kann die Magie von RPA wirklich zum Tragen kommt.
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