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Automatisierbare Pilotprozesse erkennen

Routenplaner für den Start in die Robotic Process Automation

4. September 2018, 10:53 Uhr | Autor: Hans Martens / Redaktion: Diana Künstler

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

Detailliertere Einblicke gewinnen

4. Prozesse vereinfachen
Während das zuvor beschriebene Process Mining die zentralen Punkte markiert, lassen sich mithilfe von kreativen Workshops noch tiefere, wertvolle Einblicke gewinnen. Hinzukommen weitere Trainings zur kontinuierlichen Verbesserung, die nützliche Erkenntnisse aus vergangenen Fehlern ableiten, und damit wesentlich zu künftigen Erfolgen beitragen. Diese Workshops helfen, das Wesen der Prozesse wirklich zu verstehen. Während dieser Sitzungen arbeiten Mitarbeiter und Vertreter des Unternehmens – darunter auch die künftigen Nutzer der RPA-Lösungen – mit dem RPA-Anbieter als vertrauenswürdigem Partner zusammen, um den Zweck und Mehrwert eines Geschäftsprozesses oder einer Prozesskette aufzudecken und sichtbar zu machen. Verbesserungstechniken können zudem aufzeigen, an welchen Stellen sich ein Prozess vereinfachen lässt. Möglicherweise lassen sich so sogar Prozesse finden, die nicht stabil sind. Diese sollten dann noch nicht automatisiert, sondern zunächst optimiert werden. Und auch das Thema Sicherheit sollte kontinuierlich Beachtung finden.

Mit dem richtigen Partner auf zur gelungenen RPA-Reise
Auf die Voranalyse, bestehend aus Prozessqualifizierung, einem Quickcheck, ob sich der jeweilige Prozess automatisieren lässt, einer Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Prozessablaufs sowie einer Validierung der Klickanleitung, folgt in einem typischen RPA-Projekt die Angebotsphase. Hierbei wird der Entwicklungsaufwand pro Phase geschätzt und das Angebot formuliert. Der nächste Abschnitt ist die Spezifikation, in der die Klickanleitung in eine Prozessdarstellung übertragen und dieses Prozessdiagramm getestet und abgenommen wird. Ein nächster Schritt ist die technische Spezifikation, gefolgt von der Entwicklungsphase mit der Umsetzung der in der technischen Spezifikation beschriebenen Funktionen sowie einem Test auf Entwicklungsserver und Datenbank. Nach einem weiteren Test und finalen Anpassungen auf der Produktionsdatenbank folgt bereits der Go-Live, die volle automatische Prozessverarbeitung auf der Produktionsdatenbank.

Ein erfahrener RPA-Anbieter kann bei allen genannten Phasen wertvolle Schützenhilfe leisten, denn er vereint im Idealfall verlässliche, anpassbare Technologie mit fundierter Beratung. Besondere Bedeutung kommt hierbei einer umfassenden Service-Qualität zu. So ist es beispielsweise ratsam, wenn alle Bereiche und Aspekte des RPA-Vorhabens bei einem Partner gebündelt werden können, um nicht zu viele verschiedene Ansprechpartner zu haben. Weitere Fragen, die eine Rolle spielen: Handelt es sich um ein Lizenzmodell oder einen maßgeschneiderten Service? Wie sieht es mit der Total Cost of Ownership aus? Sind die Software-Roboter erst einmal im Einsatz, ist steter Support wichtig. Wurden aber bereits zu Beginn eines RPA-Projektes die richtigen Weichen gestellt und alle Mitarbeiter ins Boot geholt, ist dies eine solide Grundlage. Planung und Kommunikation spielen hierbei eine ebenso wichtige Rolle wie Organisation und leistungsstarke Technologie. In diesem Sinne: Viel Erfolg beim Start ins RPA-Abenteuer!