Vielseitigkeit gewinnt
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Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Personalwesen – professionelles Dokumentenmanagement
Unternehmensbereiche mit Dokumenten-lastigen Prozessen wie etwa die Personalabteilung arbeiten mit verschiedenen Formularen – angefangen bei Arbeitsverträgen über Beurteilungen bis hin zu Krankmeldungen oder Urlaubsanträgen. All diese Dokumente müssen verarbeitet und gespeichert werden und sich sicher aufrufen lassen. Serverbasierte Dokumentenmanagement-Software wie der Sendys Explorer erfasst Bilder und Dokumente, die für Verwaltungs-Prozesse von Bedeutung sind per Scan aus verschiedenen Quellen (MFP, Smartphone, Tablet-Kamera über iOS-App oder E-Mail-Konten) und konvertiert sie in eine Vielzahl durchsuchbarer und bearbeitbarer Formate. Eine integrierte optische Zeichenerkennung (OCR-Funktion) sorgt dabei dafür, dass sich die Daten per Volltextsuche schnell und einfach weiterverarbeiten sowie wiederfinden lassen. Gleichzeitig archiviert das Dokumentenmanagement alle gescannten Dokumente automatisch. Direkt über das Bedienfeld des Drucksystems kann der Personaler Dokumente per Mail wahlweise an sich selbst oder einen anderen Mitarbeiter per E-Mail schicken sowie sie in seinen persönlichen Ordner ablegen. Mitarbeiter können so z.B. schnell direkt über den Bedienbildschirm des MFPs den Dokumente ausdrucken oder per Webzugang verwalten. Ebenso lassen sich im PDF Format erstellte Druckaufträge zentral speichern und direkt am Display des Druckers abrufen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass nur die aktuellsten Dokumente gedruckt werden.
Über Konnektoren für Google Cloud, Microsoft Sharepoint / One Drivve oder Dropbox binden die Drucksysteme die Daten zudem schnell und einfach in Cloud-Anwendungen ein. Die Benutzer-Authentifikation erfolgt dabei intern per PIN oder Benutzername & Passwort. Und dank einer Synchronisations-Möglichkeit z.B. mit Microsoft Active Directory haben die Mitarbeiter immer und von überall aus Zugriff auf ihre eingescannten Daten – egal, ob sie sich im eigenen Netzwerk befinden oder diese von unterwegs aufrufen. Um die umfassende Vertraulichkeit von Dokumenten der Mitarbeiter sicherzustellen und so die Richtlinien zum Dokumentenmanagement des Unternehmens einzuhalten, sind intelligente Drucksysteme mit integrierter Sicherheit ausgestattet. So sorgen etwa verschiedene Funktionen für den verschlüsselten, sicheren Druck sowie die Authentifizierung des Benutzerzugriffs (Lese-/Schreibberechtigungen) für den nötigen Datenschutz.
Optimierte Workflows sparen Zeit und steigern die Produktivität
Smarte Software-Integrationen sorgen dafür, dass sich über das Druckmanagement gezielt Zeit und Kosten einsparen sowie Wettbewerbsvorteile erzielen lassen. Wie wichtig solche Workflow-Optimierungen für die Produktivitätssteigerung von Unternehmen sind, belegt unter anderem auch eine von OKI beauftragte IDC Studie. Knapp 70 Prozent der Befragten sehen in der Workflow-Optimierung einen wichtigen Faktor für die Produktivitätssteigerung und setzen dabei auf leistungsstarke Tools für die Geschäftsprozess-Automatisierung. Drucklösungen spielen dabei eine wichtige Rolle. Mit vielen individuell anpassbaren, digitalen Funktionen für die Datenerfassung, Datenintegration und Datenübermittlung ermöglichen sie kosten- und zeitsparende Workflow-Lösungen und unterstützen Unternehmen aller Branchen dabei, ihre Geschäftsprozesse auf dem Weg in die digitale Arbeitswelt zu optimieren.
Heiko Thomsen ist Senior Manager Product Marketing bei OKI
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