Kommunikation und Kollaboration
Social Intranet als Integrationsmotor
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Integrator statt Alleskönner
Trotz ihrer unterstützenden Eigenschaft für die Kollaboration und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern werden isolierte Anwendungen einen schweren Stand haben. Es gilt, auf die Integrationsfähigkeit zu schauen und die Frage zu klären: Wie arbeitet es mit bestehenden Tools und Systemen des Unternehmens zusammen? Ein Intranet muss und soll keinesfalls alle erdenklichen Tools und Funktionen nativ anbieten. Für Gruppenchats, Videomeetings, Aufgabenmanagement, Office und vielen anderen Anwendungsgebiete im Unternehmen sind dediziertere Lösungen verfügbar.
Es bestehen zwar Intranets, die versuchen, all diese Anforderungen nativ abzubilden und auch solche, die über Funktionen wie rudimentäre Ticket-Tools oder Chat-Anwendungen verfügen. Dies garantiert jedoch nicht, dass, je nach Unternehmenskontext, den Mitarbeiterbedürfnissen entsprochen wird. Vielmehr würde das Intranet-Team damit einen schwachen Generalisten einführen, der zwar alles können möchte, aber nichts richtig gut kann. Damit ist am wenigsten den Mitarbeitern gedient, die zumeist für ihre Anwendungsfälle schnell zu Alternativen greifen und damit eine unerwünschte Schatten-IT entstehen lassen. Es geht nicht darum, die dedizierten Lösungen im Intranet nachzubauen, sondern um ihre Integration. Ausgereifte Intranet-Systeme mit breiten, gut aufgestellten Entwickler-Ökosystemen bieten Plug-ins für erweiterte Use Cases und Konnektoren, um Drittlösungen anzubinden, Daten aus externen Quellen zu integrieren und Tools aus dem Intranet heraus verfügbar zu machen. Im besten Fall sind APIs nutzbar, die es gestatten, individuelle Integrationen zu entwickeln, um eigene Legacy-Systeme anzubinden. Bietet eine ins Auge gefasste Intranet-Lösung ein solches Ökosystem mit dieser Erweiterbarkeit nicht, sollte im Intranet-Team besser nach Alternativen gesucht werden. Relevanz durch Personalisierung, kollaborative und soziale Features, Integrationsmöglichkeiten, Erweiterbarkeit – diese vier Anforderungen sollten für Intranet-Teams an oberster Stelle stehen. Wichtig bei der Evaluation: die Skalierbarkeit.
Cloud-basiert oder selbst hosten?
Spätestens die Corona-Krise hat vielen Unternehmen vor Augen geführt, wie schnell sich Rahmenbedingungen ändern können und welche komplexen Fragen und Herausforderungen es in kürzester Zeit zu bewältigen gilt. Software muss daher auch im Hinblick auf die Infrastruktur flexibler denn je sein. Ein Intranet-Team steht vor der Entscheidung: cloud-basiert oder selbst hosten? Wer sich für eine Cloud-basierte Intranet-Plattform entscheidet, übergibt die Skalierung in der Regel an den Hersteller. Im Gegenzug muss das Unternehmen bei der Integration und Erweiterung oft Abstriche machen. Eine selbst gehostete Instanz bietet mehr Flexibilität, beansprucht aber auch die internen Ressourcen. Falls dieses Betriebsmodell bevorzugt wird, sollte das Team in Abstimmung mit der IT eine Lösung wählen, die einen geclusterten Betrieb mit mehreren Knoten erlaubt. Diese Architektur hat den Vorteil, dass die Ausfallsicherheit gewährleistet ist, sich Performance-Probleme schnell ausgleichen lassen und der Skalierung durch das Hinzuschalten weiterer Knoten keine Grenzen gesetzt sind.
Weg mit den Checklisten
Die Auswahl der richtigen Intranet-Software ist ein eigenes Projekt, das Chancen und Risiken birgt. Hier kann das Intranet-Team die Voraussetzungen für den Rollout eines wertstiftenden Tools schaffen. Es kann aber auch ein kostspieliges Projekt in den Sand setzen. Deshalb ist von detaillierten Feature-Checklisten abzuraten. Stattdessen eignet sich der Einsatz von Testsystemen, um die speziellen Anwendungsfälle des Unternehmens und der Teams umzusetzen.
Martin Seibert ist Geschäftsführer der Seibert Media GmbH.
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