Kommunikation und Kollaboration
Social Intranet als Integrationsmotor
Ein modernes Social Intranet hat das Zeug dazu, vorhandene Tool-Landschaften zu verknüpfen und zum integrativen Motor für Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen zu werden. Was müssen Unternehmen bei der Auswahl ihres Intranet-Systems beachten?
Noch immer sind Intranets der ersten Generation in manchen Unternehmen im Einsatz. Sie unterstützen die interne Unternehmenskommunikation und fungieren meist als Litfaßsäule für Neuigkeiten des Managements. Dabei ist nicht jede Information für jeden Kollegen interessant oder wichtig. Es gilt, Mitarbeiter zeitnah mit relevanten Informationen zu versorgen – idealerweise so, dass sie ihre Aufgaben schnell, effizient und motiviert erledigen können. Ein wichtiges Prinzip dafür heißt Personalisierung: Ein modernes Intranet muss Möglichkeiten bieten, News zielgruppenspezifisch im Unternehmen zu verteilen – nach Aufgabengebieten, Abteilungszugehörigkeiten oder Standorten. Ausgewählte Personengruppen, für die eine Information aufgrund bestimmter Merkmale wichtig ist, erhalten beispielsweise eine Nachricht, während sie allen anderen Mitarbeitern verborgen bleibt. Optionen, aktiv bestimmte Nachrichten- und Informationskanäle abonnieren zu können, können zusätzliche persönliche Relevanz schaffen – ein wichtiger Schlüssel im Hinblick auf die Nutzerakzeptanz.
Wie wird das Intranet „social“?
Funktionelle Elemente, die die Mitarbeiter aus ihrer privaten Social-Media-Nutzung kennen, tragen auch im Intranet eines Unternehmens dazu bei, dass netzwerkartige Kommunikationsstrukturen entstehen. Das kann die teamübergreifende Identifikation und die Vernetzung fördern. Doch kann bereits von einem Social Intranet gesprochen werden, wenn Nutzerprofile, Statusaktualisierungen und Community-Gruppen vorhanden sind? Noch mehr kommt es darauf an, wie das Intranet die kollaborative Arbeit an Inhalten und die Sichtbarkeit von Kommunikation unterstützen kann. Wo das frühe Intranet von eingleisiger Kommunikation geprägt war, dient ein Social Intranet heute als ein Kollaborationswerkzeug, das die gemeinsame Arbeit an Content und Kommunikation in alle Richtungen in den Mittelpunkt rückt.
Wikis für mehr Content
Für eine multidimensionale Kommunikation braucht ein Intranet erstens eine ausgereifte native Wiki-Funktion oder wenigstens eine gute Integration einer Wiki-Lösung. Vorteile für Unternehmen zeigen sich unter anderem in einer Zentralisierung von Informationen, einer Auflösung von Wissensinseln und einer umfangreicheren Dokumentation. Aktuellere Inhalte können besser aufgefunden, interne Mails und Meetings verringert werden. Durch kollaborative Wiki-Features kann ein Intranet zum Content-Zentrum der gesamten Organisation werden. Dazu braucht es einen Bottom-up-Rückkanal, der die alten Top-down-Einbahnstraße ablöst und multidimensionale Kommunikationswege ermöglicht. Auf diese Weise entstehen im Unternehmen echte Diskussionen und Feedback-Schleifen, die die Ermächtigung der Mitarbeiter und den Austausch von Ideen unterstützen. Heutige Intranet-Lösungen bieten in diesem Zusammenhang Kommentarfunktionen, interne Blogs oder auch Microblogging-Features. Nicht in jeder Organisation lassen sich solche multidimensionalen Kommunikationsansätze im gleichen Umfang und über Nacht umsetzen. Dabei spielen immer auch die individuelle Unternehmenskultur und die hierarchische Prägung eine Rolle. Im Rahmen einer Intranet-Evaluation lohnt es sich dennoch, auf solche Funktionalitäten zu achten, selbst wenn sie zu Beginn noch nicht vollumfänglich genutzt werden können.
- Social Intranet als Integrationsmotor
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