Collaboration-Tools
Voraussetzungen für DSGVO-Compliance
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
DSGVO-Compliance prüfen
Es lässt sich festhalten, dass es nicht „die eine“ Collaboration-Software gibt, die von vornherein auf die Datenverarbeitungsgrundsätze eines jeden Unternehmens passt. Entscheidend ist, inwieweit sich die Prinzipien Datenkontrolle und die Anpassbarkeit an unternehmenseigene Datenverarbeitungsgrundsätze von einer Software abbilden lassen. Tatsächlich gibt es derzeit nur wenige Lösungen auf dem Markt, die dies standardmäßig erlauben. Insbesondere populäre Anwendungen erfordern meist kostenpflichtige Zusatzmodule, um den DSGVO-konformen Betrieb sicherstellen zu können. Demgegenüber stehen Unternehmen, die in dieser Hinsicht nur ungern zusätzliche Kosten auf sich nehmen. Hier wird die Diskrepanz zwischen theoretischen Vorgaben und Praxistauglichkeit gut erkennbar.
SaaS- und On-Premises-Alternativen
Eine Vielzahl gängiger SaaS-Lösungen müssten Unternehmen sogar grundsätzlich ausschließen, da ein DSGVO-konformer Betrieb nicht möglich ist – beispielsweise, wenn sie diese Daten in einer US-Cloud speichern. Eine Reihe kleinerer, europäischer Anbieter von Collaboration-Tools setzen dagegen auf DSGVO-Compliance. Mit den Optionen für Private Cloud- oder On-Premises-Installationen bieten sie beispielsweise Kontrolle über die gespeicherten Daten und sichern eine flexible Konfiguration der Pflichteingaben, um sie an die unternehmenseigenen Datenverarbeitungsgrundsätze anpassen.
Angesichts individueller Voraussetzungen, sich wandelnder gesetzlicher Vorgaben und einer Vielzahl an Lösungen, von denen nur wenige tatsächlich vollständig DSGVO-konform genutzt werden können, sollten Unternehmen in Hinblick auf DSGVO-Compliance den Blick auf ihre Kollaborationslösungen schärfen, diese genau prüfen und sich über Dienstleistungen dritter Unternehmen gut informieren.
Derk Steffens ist Geschäftsführer von Brainworks
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