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Wie ideale Arbeitsumgebungen das Mitarbeitererlebnis stärken
Laut einer aktuellen Umfrage empfinden drei von vier Arbeitnehmer:innen mentales Wohlbefinden und Zufriedenheit im Job als wichtige Faktoren für die eigene Produktivität.
Unternehmen müssen daher Arbeitsumgebungen schaffen, die ihre Mitarbeiter:innen einbinden und es ihnen ermöglichen, einen sinnvollen Beitrag zu leisten, indem sie sich Produktivitätsplattformen wie Slack zunutze machen.
Im Zuge des digitalen Wandels gehörte die Umstellung auf hybride Arbeitsumgebungen in vielen Unternehmen zu den größten Veränderungen der letzten Jahre. Doch interne Prozesse und Infrastrukturen wurden oftmals nicht ausreichend an die veränderten Anforderungen und Bedürfnisse von Mitarbeitenden angepasst. Kein Wunder also, dass sich viele Arbeitnehmer:innen in ihrer Produktivität eingeschränkt fühlen und über fehlende Motivation (35%), verminderte Konzentrationsfähigkeit (30%) oder Kommunikationsprobleme mit Kolleg:innen (27%) als größte Hürden im Arbeitsalltag klagen. Das zeigen die Ergebnisse einer globalen Umfrage von Slack unter 2.000 Büroangestellten in Deutschland, die Teil des State of Work Reports 2023 sind.
Doch Mitarbeitende sind der Schlüssel zum Erfolg. Deshalb müssen Unternehmen Arbeitsumgebungen schaffen, die eine optimale Befähigung und Unterstützung von Arbeitnehmer:innen ermöglichen und es ihnen erlauben, sich auf sinnvolle Arbeit zu konzentrieren. Denn es ist schon lange kein Geheimnis mehr, dass Mitarbeitende, die motiviert und glücklich sind, sich engagierter für die Erfüllung von Unternehmenszielen einsetzen. So belegen auch die Studienergebnisse, dass weiche Faktoren, wie zum Beispiel das Wohlbefinden und das Gemeinschaftsgefühl, am Arbeitsplatz mit 74 Prozent zu den größten Treibern ihrer Produktivität zählen.
Asynchrones Arbeiten steigert mentales Wohlbefinden
Ein Aspekt, der heutzutage für viele Arbeitnehmende unmittelbaren Einfluss auf die Zufriedenheit im Job hat, ist Flexibilität. Diese kann durch die Schaffung von hybriden und asynchronen Arbeitsumgebungen sichergestellt werden, da sie ortsunabhängig und zeitlich versetzt abläuft und Mitarbeitenden mehr Möglichkeiten bietet, ihren Arbeitsalltag besser an individuelle Bedürfnisse anzupassen. So können diese beispielsweise Aufgaben erledigen, wenn sie sich am produktivsten fühlen oder Pausen einlegen, um privaten Verantwortungen oder Terminen nachzukommen.
Entscheidend für den Aufbau einer solchen Arbeitsumgebung sind Produktivitätsplattformen wie Slack, die mit zahlreichen Funktionen eine hybride und asynchrone Zusammenarbeit ermöglichen. Mit benutzerdefinierten Statusmeldungen, die Urlaube und Zeiten der Nichtverfügbarkeit anzeigen, sind Mitarbeiter:innen zum Beispiel in der Lage, das gesamte Team schnell und unkompliziert zu informieren, wann sie auf Nachrichten antworten können und in welchem Zeitraum sie verfügbar sind. Andere Funktionen wie das Pausieren von Benachrichtigungen außerhalb der Arbeitszeit oder die Terminierung von Nachrichten für einen späteren Versand zahlen ebenfalls direkt auf die Förderung einer gesunden Work-Life-Balance ein und steigern so das mentale Wohlbefinden von Mitarbeiter:innen. Ein wichtiger Aspekt, da sich zur Zeit noch 41 Prozent der befragten Arbeitnehmer:innen unter Druck gesetzt fühlen, schnell auf Nachrichten antworten zu müssen, auch wenn diese nach Ende ihrer Arbeitszeit eingehen.
Neue Talente von Anfang an mit einbeziehen
Ein optimales Arbeitsumfeld fördert nicht nur die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit, sondern trägt auch zum wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen bei. So berichten vier von fünf Arbeitnehmer:innen (78%), dass es sich positiv auf ihre Produktivität auswirkt, wenn sie am Arbeitsplatz glücklich und engagiert sind. Dabei ist es wichtig, das Wohlbefinden und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden bereits im Onboarding-Prozess sicherzustellen. Denn dieser definiert und fördert die Kultur in einem Unternehmen wortwörtlich ab dem ersten Tag.
Richtig gestaltet, unterstützt das Onboarding Mitarbeitende dabei, sich von Beginn an optimal in das Unternehmen einzufinden und so schneller ihre volle Produktivität zu erreichen. Doch dies kostet Ressourcen und Zeit, die Personalverantwortlichen oftmals nicht zur Verfügung stehen und gerade in hybriden Arbeitsumgebungen für Herausforderungen sorgen. Doch mit den richtigen technischen Tools wie dem automatisierten Slack Onboarding-Assistent GreetBot, der neue Talente von Anfang an mit einbezieht, kann der Prozess effizienter und effektiver gestaltet werden. So teilt der Bot Willkommensnachrichten, automatisierte Erinnerungen sowie hilfreiche Links und Dokumente, um Neuankömmlinge auf den neuesten Stand zu bringen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eigene Slack-Channel für neue Mitarbeitende einzurichten, in denen sie Antworten auf häufig gestellte Fragen finden, ein automatisierter Workflow sie beim Einfinden unterstützt oder sie Kolleg:innen kennenlernen können. So erfüllen auch Unternehmen, die auf hybride Arbeitsumgebungen setzen, vom ersten Augenblick an das Bedürfnis der Angestellten nach zwischenmenschlichem Kontakt und stärken die Teamkultur, was sich wiederum positiv auf die Zufriedenheit auswirkt.
Weniger Meetings erhöhen Produktivität
Durch die Implementierung hybrider Arbeitsumgebungen hat die Anzahl von Meetings in den letzten Jahren stark zugenommen. Es ist deshalb nicht überraschend, dass mehr als ein Drittel (37%) der Arbeitnehmenden angibt, sie würden zu viel Zeit in Besprechungen verbringen. Etwa 37 Prozent der Besprechungen könnten laut der Befragten sogar ohne negative Folgen abgeschafft werden. Ein guter Ansatz: Denn Zeitverschwendung in Meetings untergräbt nicht nur die Produktivität, sondern wirkt sich auch negativ auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden aus.
Das Hauptproblem liegt darin, dass Meetings oft nicht dazu genutzt werden, um Entscheidungen zu treffen, sondern lediglich um Informationen auszutauschen. Dabei stellen viele Produktivitätsplattformen effizientere Alternativen zu Meetings bereit. Sie bieten beispielsweise Channel zum Teilen von Updates und Informationen oder zum Dokumentieren von Gesprächen in einem durchsuchbaren Archiv. Updates können auch durch die Aufnahme eines Clips und dessen Weitergabe an das Team erfolgen, um asynchrone Stand-ups zu unterstützen.Mit der Salesforce Customer 360-Integration für Slack können Projektteams sogar direkt im Channel auf Salesforce Daten, Tools und Prozesse zugreifen. Das ermöglicht produktiveres Arbeiten sowie transparente und effizientere Entscheidungsfindungen. Für bestimmte Anlässe eignen sich wiederum kleinere ad-hoc Besprechungen oder 1:1-Meetings via Huddles in Slack, da diese eine digitale Möglichkeit bieten, spontane und informelle Gespräche über Audio oder Video nachzustellen.
Auch der Mobilitätsanbieter FREENOW setzt darauf, seine Meetingkultur zu verbessern. Anstelle von Meetings wird bei größeren Gruppendiskussionen oft ein Slack-Channel genutzt. Offizielle Besprechungen gibt es bei FREENOW nur noch dann, wenn es darum geht, letzte Fragen zu besprechen und zu einem finalen Ergebnis zu kommen. Das Unternehmen ist dadurch deutlich schneller und effizienter geworden.
Ohne ein gutes und engagiertes Team kann kein Geschäftsmodell funktionieren. Deshalb müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt stellen und alles daran setzen, optimale Arbeitsumgebungen zu schaffen, in denen sie sich wohl fühlen und ihr volles Potenzial entfalten können. Der Einsatz von Produktivitätsplattformen wie Slack, die bereits bei den ersten Berührungspunkten zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen für ein besseres Mitarbeitererlebnis sorgen und tagtäglich die Flut an Informationen und Interaktionen strukturieren, schaffen hierfür die besten Voraussetzungen.
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