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Iphos: Tipps für die besten Strategien

Digitales Entrümpeln leicht gemacht

3. Januar 2024, 7:30 Uhr | Jörg Schröper

2005 brachte Hitachi erstmals eine 500-GByte-Festplatte heraus – eine für damals unvorstellbare Größe. Seitdem hat unser Speicherbedarf exorbitant zugelegt: E-Mails, Dokumente, Fotos, Datenbanken, Websites – der Berg an Daten wächst. Für Unternehmen bedeutet dies unnötige Mehrkosten für Storage.

Zusätzlich fallen Mehrkosten für Verwaltung und Suchaufwand an. Auch Umwelt und Klima sind durch das erhöhte Datenaufkommen stärker belastet. Die durch die IT verursachten Treibhausgas-Emissionen steigen jährlich um rund acht Prozent und machen laut einer Studie der Kima-Denkfabrik Shift Project bereits drei bis vier Prozent am gesamten CO₂-Ausstoß aus. Ein guter Grund, einmal über digitales Entrümpeln nachzudenken. Die nachstehenden Tipps von Iphos IT Solutions zeigen, wie Organisationen Enterprise Search Lösungen und Hands-on Techniken für das digitale Entrümpeln nutzen und so teuren Speicher freischaufeln können.

Tipp 1: Nicht verwendete Software entfernen
Veraltete und nicht mehr benötigte Softwarelösungen benötigen nicht nur Platz auf Servern und Client-Rechnern, sie stellen oft auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Hackern bieten diese ungenutzten und meist ungepatchten Programme ein willkommenes Einfallstor, mit dem sie sich Zugang zu weiteren Bereichen der IT-Infrastruktur eines Unternehmens verschaffen können. Nutzen Sie die ruhigen Tage doch dazu, einmal einen Blick auf die auf Ihren Geräten installierte Software zu werfen. Mit dem Windows-Tool „Programme hinzufügen oder entfernen" sehen Sie schnell, wie viel Speicherplatz die einzelnen installierten Programme verwenden und können nicht mehr benötigte Software schnell und einfach entfernen.

Tipp 2: E-Mail-Postfächer entrümpeln
Zweifellos kann nicht jede gelesene E-Mail einfach gelöscht werden, schließlich unterliegt auch elektronische Korrespondenz gewissen Aufbewahrungspflichten. Aber Hand aufs Herz – wie viele der unzähligen Newsletter, die da täglich in die Postfächer flattern, werden auch tatsächlich gelesen und nicht nur für ein stets weiter in die Zukunft verschobenes „Das-lese-ich-später" aufgehoben? Um die Spreu vom Weizen zu trennen und viel zu großen Postfächern den Kampf anzusagen, kann eine Enterprise Search Lösung hilfreich sein. Enterprise Search Lösungen erlauben das intelligente Suchen und Filtern von Datensätzen (E-Mails, Dateien, Datenbankeinträge etc.) anhand ihrer Inhalte in allen Speicherquellen im Unternehmen. Mit einer solchen Software lassen sich auch E-Mails nach unterschiedlichsten Kriterien finden und filtern. Abonnements können so schnell gefunden und abbestellt, Mails einfach entrümpelt werden.

Tipp 3: Anhänge vermeiden – Speicherplatz und CO₂sparen
Prospekte, Reports, Angebote, Verträge, Fotos – viele Dokumente fristen ihr Dasein nicht nur auf Fileservern und PCs, sondern blähen die Mailboxen der Sender und Empfänger auf. „Ein und dasselbe Dokument findet sich oft in vielfacher Ausführung, manchmal mit unterschiedlichen Dateinamen aber gleichem Inhalt, auf Unternehmens-Servern. Viele dieser Dubletten wurden als Attachments verschickt," so Christoph Wendl, CEO des Wiener IT-Unternehmens Iphos IT Solutions. „Sicherer und ressourcenschonender ist es, immer wieder benötigte Dokumente wie Produktfotos und -prospekte, gar nicht erst als Anhang zu verschicken, sondern über einen Link zu einem Filesharing Cloudspeicher abrufbar zu machen. Die Dokumente sind dann für den Empfänger les- oder downloadbar ohne in zigfacher Ausführung Mailserver zu belasten. Bei vertraulichen Dokumenten kann man zusätzlich mit passwortgeschütztem Zugriff arbeiten," so Wendl weiter.
Eine E-Mail mit großem Anhang verursacht immerhin rund 50g CO₂, während der CO₂-Fußabdruck einer einfachen Mail mit Link nur rund fünf Gramm beträgt. Vermeidet man den direkten Versand von Anhängen – etwa durch den Einsatz einer Filesharing-Lösung wie shareit based on Nextcloud – lässt sich also nicht nur Speicherplatz sparen, man tut auch etwas gegen den Klimawandel.