Iphos: Tipps für die besten Strategien
Digitales Entrümpeln leicht gemacht
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Dopplungen vermeiden
Tipp 4: Doppelte Dateien finden und bereinigen
Ein oft beklagtes Problem in Organisationen sind die multiplen Versionen ein und derselben Datei, die oft unter anderem Namen auf den unterschiedlichen Datenquellen verstreut sind und sich so erfolgreich ihrer Dezimierung widersetzen. Toplevel Enterprise Search Lösungen können hier Abhilfe schaffen. So bietet die Enterprise-Search-Software Searchit von Iphos IT Solutions in ihrer aktuellen Version auch ein Plugin zu Speicherplatzverwaltung an, das sich der Jagd auf die Dubletten verschrieben hat.
Ein speziell entwickelter Algorithmus prüft alle an die Suchsoftware angebundenen Dokumente auf Duplikate. Der Algorithmus berechnet dabei für jedes Dokument eine sogenannte Checksumme und speichert diese in den Index. Ist nach der Indizierung eine Checksumme mehrfach vorhanden, handelt es sich um exakte Duplikate eines Dokumentes. Selbst wenn die Kopie eines Dokuments an einen anderen Speicherort verschoben, als Attachment verschickt oder umbenannt wurde, kann Searchit die Duplikate über alle angebundenen Datenquellen erkennen – egal ob auf dem Fileserver, Mailserver, Webserver oder auf den PCs.
„Das Auffinden von Dubletten war ein oft an uns herangetragener Wunsch zur Erweiterung unserer Suchlösung Searchit. Denn hier geht in den meisten Organisationen viel Speicherplatz verloren. Das kostet Geld in der Anschaffung zusätzlicher Infrastruktur, aber auch für die Energiekosten im laufenden Betrieb der Server und Storage-Lösungen. In Zeiten steigender Energie- und Hardwarekosten ein nicht unbedeutender Faktor," so Wendl.
Tipp 5: Mit besserem Überblick die größten Probleme zuerst anpacken
Bekanntermaßen muss man sich eines Problems erstmal bewusstwerden, um dagegen angehen zu können. Oft sind sich Organisationen allerdings gar nicht im Klaren darüber, was sich da im Laufe der Zeit in den diversen Datenspeichern angesammelt hat und wieviel Daten-Storage dafür aufgewendet werden muss. Mit der Speicherplatzvisualisierung punktet eine Enterprise-Search-Software auch in der grafischen Darstellung des belegten Datenspeichers. Ob die Aufteilung von duplizierten Dokumenten prozentuell oder anhand des dafür benötigten Speichers dargestellt werden soll – das Plugin „Speicherverwaltung" ermöglicht ein strukturiertes Aufräumen von Datenspeichern. Das Löschen von nicht mehr benötigten Dateien kann wahlweise über ein Vier-Augen-Prinzip durchgeführt werden. Dabei muss jeder Löschantrag von einem autorisierten Benutzer freigegeben werden.
Jeder Tag ist ein guter Tag, um damit zu beginnen, dem Datenchaos durch eine verschlankte Struktur Herr zu werden. Der bevorstehende Jahreswechsel motiviert vielleicht ein kleines bisschen mehr dazu, das digitale Entrümpeln auch tatsächlich anzugehen und das neue Jahr mit aufgeräumten Datenspeichern zu beginnen.
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