Smart Office
Büroalltag automatisiert
Obwohl sich Entwicklungen des Smart Homes überschlagen, ist ein Smart Office noch eher die Ausnahme. Warum in Zukunft der Mensch und seine Bedürfnisse auch im Geschäftsumfeld wieder in den Mittelpunkt rücken könnten und wie das IP-Telefon zu diesem Paradigmenwechsel beiträgt.
Die Lockdowns und Ausgangssperren der letzten Monate haben zweifellos bei vielen die Aufwertung der häuslichen Umgebung mithilfe von intelligenten Anwendungen und Geräten in Richtung Smart Home beschleunigt. Ob Sprachassistenten, individuelle Apps zur automatisierten Bedienung, zeitgesteuert startende Staubsauger, temperaturabhängiges Absenken von Jalousien oder die variable Steuerung der Heizung in einzelnen Räumen – das smarte Zuhause hat eine prominente Position in der Vorstellung der Verbraucher eingenommen. Anders gestaltet es sich beim Smart Office, wonach man mit wenigen Ausnahmen vergeblich sucht. Natürlich gibt es die eine oder andere App zur Überwachung der Auslastung von Konferenzräumen oder Hinweise auf smarte Zugangslösungen. Doch eigentlich versteht man unter einem Smart Office ein von seiner Gestaltung und Verfügbarkeit her variables Raumangebot. Der Mensch mit seinen individuellen Wünschen und Bedürfnissen rückt im Geschäftsumfeld meist zugunsten einer architektonisch optimierten Umgebung in den Hintergrund – zu divers die zu bespielenden Räume, zu inkohärent die Zusammensetzung der Mitarbeiter, viel zu aufwendig, zu teuer, zu schwierig. Dabei sollte die Diskussion um das Homeoffice eines klar gemacht haben: Die Menschen sind Individuen und umso zufriedener ein Mitarbeiter mit der Arbeitsumgebung ist, desto produktiver wird er. Die Grundlage hält das Internet Protokoll als Infrastruktur für sensorbasierte Assistenten bereits bereit.
Steuereinheit IP-Telefon
Der Übergang von traditionellen Telekommunikationstechnologien zur Sprachübertragung über IP und die Nutzung von IP-Telefonen bietet ein verändertes Spektrum an Einsatzszenarien. Anders als ISDN oder analoge Kommunikation sind sie nicht mehr von der Unternehmensinfrastruktur abgekoppelt. Doch obwohl die Kombination aus IT und TLC mehr als nur Telefongespräche ermöglicht, stieß die Umstellung anfänglich auf Widerstand. Hersteller griffen alternativ auf proprietäre Technologien zurück, um die Trennung zwischen beiden Welten beizubehalten. Man befürchtete, IP-basierte PBX-Systeme und Endgeräte würden zum Einfallstor für Hacker, die sich Zugriff auf die Netzwerkressourcen des Unternehmens verschaffen könnten. Doch proprietäre Protokolle bieten nur begrenzte Skalierbarkeit, wohingegen das SIP-Protokoll einen Weg darstellt, beide Welten zu vereinen. Nicht nur die Zunahme der Internet-Bandbreite durch xDSL, Kabel und Glasfaser, auch Schutzmechanismen bei VoIP-Plattformen und -Endgeräten haben dazu beigetragen, Ängste gegenüber einer zentralen Infrastruktur für IT und TLC abzubauen. Die Umstellung auf All-IP stellt parallel die Voraussetzung, um diese Integration über das Tischtelefon zu nutzen. Dazu gehören beispielsweise die Steuerung des Gebäudezugangs oder die visuelle Überwachung von Zugangs- und Gemeinschaftsbereichen, verknüpft mit IP-basierten Überwachungssystemen oder Videosprechanlagen. All diese Entwicklungen und Anwendungen zielen auf die Vereinfachung von Arbeitsabläufen und automatisieren den Büroalltag.
Mittlerweile lässt sich die Produktivität nicht mehr nur durch funktionale Arbeitsgeräte, sondern auch durch flexible und smarte Büroumgebungen verbessern: Folgt man Studien, wird deutlich, wie wichtig das Raumlicht für die Produktivität und Gesundheit eines Menschen ist. Gleiches kann auf die Raumtemperatur oder die Luftqualität übertragen werden. Aber auch hier gilt: Allgemeine Richtlinien mögen auf 70 Prozent der Konsumenten zutreffen, die übrigen bräuchten individuelle Anpassungen für ihr Wohlbefinden. Mit anderen Worten: eine smarte Arbeitsumgebung. Inzwischen bündeln IP-Telefone, zusätzlich zur Kommunikation, Funktionen zur automatischen Temperaturregulierung oder Lüftung am Arbeitsplatz, je nach Tageszeit oder Luftqualität. Die Aufrüstung von IP-Schreibtischtelefonen mit Licht- oder Annäherungssensoren misst etwa die Beleuchtung im Büro und ermöglicht die Einstellung der Lichtintensität in der eigenen Umgebung per Tastendruck.
Da Tischtelefone räumlich gebunden sind, sind sie jederzeit einsatzbereit und weisen im Gegensatz zum Smartphone zwei Vorteile bei der „Smartisierung“ des Büros auf: Die Problematik der Akkulaufzeit entfällt komplett und für die abgesicherte Nutzung der intelligenten Geräte im Büro ist ebenfalls gesorgt. IT-Manager verhindern, dass MitarbeiterInnen smarte Bürogeräte über Apps auf privaten Smartphones steuern. Eine Investition in etwa „smarte“ Licht- oder Belüftungsanlagen oder Annäherungssensoren kann einen großen Einfluss auf die tägliche Produktivität der Mitarbeiter haben. Allerdings scheuen Unternehmer oft die vermeintlich hohen Kosten, um das eigene Büro entsprechend nachzurüsten. Ein zu hoher Aufwand oder zu lange Ausfallzeiten sind nur zwei der Argumente gegen eine solche Investition.
Florent Aubert ist Head of Produktmanagement bei Snom in Berlin
- Büroalltag automatisiert
- Kurz nachgefragt
Lesen Sie mehr zum Thema
