Modern Workplace
Ein Ökosystem für Dokumente
Die digitale Transformation hat viele Gesichter. Eines davon: das Contract Lifecycle Management. Denn auch das Ökosystem aus Bestellungen, Geheimhaltungs- und Lieferantenvereinbarungen oder Kauf- und Kreditverträgen steht und fällt mit strukturierten und transparenten Prozessen – ohne Medienbrüche.
Geht es um das Thema Digitalisierung, ist oft von Automatisierung, Effizienz und Prozessoptimierung die Rede. Umso erstaunlicher, dass in Sachen Vertragsmanagement – dem Fundament für privatwirtschaftliches Handeln – allzu oft die Handarbeit mit langen E-Mail-Ketten, verteilten und inkonsistenten Office-Dokumenten und unübersichtlichen Zuständigkeiten dominiert. Verträge haben mitunter mehrere manuelle Hürden in unterschiedlichen Abteilungen und rechtliche Überprüfungen zu überwinden, weil vom Entwurf bis zur Unterzeichnung kein ununterbrochener Workflow stattfindet. Dabei werden die Dokumente teils mehrmals ausgedruckt, händisch verändert, unterschrieben, eingescannt und zurückgesendet; das kann Bearbeitungszeiten, Fehleranfälligkeit und Kosten generieren.
Dabei zeigen Untersuchungen, dass besonders das Vertragsmanagement von der IT-Unterstützung profitieren kann. Laut einer Erhebung von Forrester mit Befragungen bei Kunden von Docusign führt professionelles Vertragsmanagement zu einer rund 20-tägigen Verkürzung der Bearbeitungszeit sowie zu einer 83 Prozent schnelleren Wertschöpfung, Einsparungen von fast 1.500 US-Dollar pro Vertrag und weniger Fehlern durch mehr Transparenz.
CLM: Digital von A bis Z
Eine CLM-Lösung orientiert sich grundsätzlich an einem strukturierten Ansatz für alle Abläufe im Vertragsmanagement und ermöglicht es, Unterlagen wie Verträge, Lieferanteninformationen oder Vertragsvorlagen abzulegen, zu finden und zu bearbeiten. Ziel einer Vertragsmanagementstrategie ist die vollständige Automatisierung aller relevanten Abläufe. Sie trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und ein flexibles, konfigurierbares Dokumentenmanagementsystem zu etablieren.
Um ein nahtloses Vertragsmanagement vom ersten bis zum letzten Schritt zu realisieren, werden unterschiedliche Betriebsprozesse unter einem Dach in zentralisierte Dashboards zusammengeführt. Das kann die Transparenz erhöhen und den Kommunikationsbedarf zwischen einzelnen Parteien minimieren. Ein automatisiertes Entwurfs-, Routing- und Workflow-Management kann die Fertigstellung von Verträgen beschleunigen und die mit der manuellen Weiterleitung verbundenen Risiken auf ein Minimum reduzieren.
Ein Beispiel aus der Praxis ist der Genehmigungsprozess für Verträge: Für 53 Prozent der von Docusign befragten Unternehmen ist diese Aufgabe nach wie vor eine der größten Herausforderungen im Vertragsmanagement. Ein nachvollziehbarer Wert, betrachtet man die klassische Vorgehensweise anhand von Verkaufsvorschlägen. Sie werden entworfen, um anschließend per E-Mail an verschiedene Mitglieder des Vertriebs- und/oder Rechtsteams gesendet zu werden, bevor ein Feedback per E-Mail erfolgt. Das kann einen mitunter unübersichtlichen Thread entstehen lassen. Möglicherweise werden andere Parteien erst später hinzugefügt, was zu Änderungen an veralteten Versionen des Dokuments führen kann.
Dies gestaltet sich mit automatisierten Lösungen anders: Sobald ein Vertrag erstellt wurde, macht die Vertragsmanagementlösung ihn für alle Beteiligten zugänglich, hält diese mit Echtzeitüberarbeitungen und -kommentaren auf dem neuesten Stand, schickt den Vertrag rechtzeitig durch die entsprechenden Arbeitsabläufe und protokolliert jede Aktivität.
Rechtsgültig ohne Tinte
Ein nahtloser Vertragserstellungsprozess beinhaltet in der Regel auch, rechtsgültige Unterschriften mit einzubeziehen. Mit einer E-Signaturlösung lassen sich dann Verträge zum Unterzeichnen digital per Computer oder mobile Endgeräte an die entsprechenden Parteien senden, selbst wenn mehrere Verträge gleichzeitig an eine Gruppe von Personen übermittelt werden müssen. Schließlich wird der Vertrag für die künftige Bezugnahme richtig zugeordnet und abgelegt. Eine CLM-Plattform erstellt im Hintergrund ein zentrales Repository, in dem die Dokumente automatisch archiviert oder in verschiedene Formate exportiert werden können.
Somit sorgen auch im Vertragsmanagement Automatisierungstechnologien dafür, mehr Effizienz in Abläufe bringen und auf manuelle Tätigkeiten verzichten zu können. Mit konfigurierbaren Workflows, Kollaborationsfunktionen oder einer Integration in CRM-Systeme werden CLM-Systeme zum Dreh- und Angelpunkt für das digitale Ökosystem für Dokumente.
Mihàly Gündisch ist Regional Vice President Enterprise Sales bei Docusign
Lesen Sie mehr zum Thema
