Unified-Communications & Collaboration
Erfolgreiche Collaboration
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Implementierung von UCC-Werkzeugen
Die Implementierung der UCC-Services sollte durch ein ganzheitliches IT-Projektmanagement unterfüttert werden. Ein Upgrade weniger Technologien ohne mittel- bis langfristige IT-Strategie ist hingegen wenig zielführend. Gestützt durch externe Beratung können sich Unternehmen ihren eigenen Bedürfnissen, ihrem individuellen Reifegrad und der Zielvision hinsichtlich des Einsatzes von UCC annähern. Dafür gilt es abteilungsübergreifende Kommunikation herzustellen und betriebliche Gremien einzubinden. Die vermeintlichen Reibungsverluste wiegen die Kosten einer fehlgeleiteten, an den Nutzern vorbeizielenden Implementierung spielend auf.
Integrationsprozess modellieren
Zur organisatorischen und strategischen Begleitung des Integrationsprozesses bietet sich ein phasenorientiertes Reifegradmodell an. Dieses startet mit einer Analyse des Status-Quo anhand verschiedener operationaler und strategischer Handlungsfelder – auf diesen wird das Unternehmen eingeordnet. Diese Handlungsfelder – exemplarisch Technologie, Integration in den Geschäftsprozess und Benutzeradaption – werden daraufhin geprüft, inwieweit sie auf die Nutzung von UCC-Services eingestellt sind.
Dem analysierten Status-Quo und dem avisierten Zielstatus können gemeinsam festgelegte Reifegrade zugewiesen werden und dies in Abhängigkeit von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens und seiner Abteilungen. Ob die Nutzung und die Einbindung von UCC-Werkzeugen dem Reifegrad „Basic“, „Converged“, „Unified“ oder „Optimized“ entspricht, hängt von den eigenen Zielvorstellungen ab. In Anbetracht dieser Einteilung kann die Entwicklung des Integrationsprozesses systematisch nachvollzogen werden. So muss beispielsweise die Nutzersegmentierung als „Basic“ bezeichnet werden, wenn Collaboration-Tools wie Videokonferenzsysteme dem leitenden Management vorbehalten sind und von Mitarbeitern mit Bedarf an standortübergreifender Kommunikation nicht genutzt werden können.
Der Weg zur Integration von UCC
Aus Status-Quo und Zielstatus lassen sich Entwicklungsphasen ableiten, die in einer Roadmap mit konkreten Handlungsempfehlungen festgehalten werden können – auf Grundlage von Geschäftsprinzipien wie den Compliance-Richtlinien und der Mitarbeiterzufriedenheit. Und unter Berücksichtigung der Anforderungen, die durch die jeweiligen Arbeitsplatzprofile definiert werden. Insofern ist die Roadmap als eine Art Trainingsplan zu verstehen, der konkrete Meilensteine und die technische wie organisatorische Ausrichtung darlegt.
In einem interaktiven Workshop mit verschiedenen Abteilungen können die Schwächen, Stärken und Potenziale der UCC-Nutzung aufgedeckt und in konkrete Handlungsstrategien übersetzt werden. Dem Unternehmen wird so aufgezeigt, an welchen Stellen Collaboration-Werkzeuge sinnvoll eingeführt werden können und wie die Einführung im Sinne einer nachhaltigen Organisationsentwicklung und eines erfolgreichen User-Change-Managements zu gestalten ist.
Im Zuge der systematischen und inklusiven Prozessplanung verdeutlichen sich Prioritäten und Anwendungsmöglichkeiten von UCC-Tools – passgenau auf die Anforderungen und Bedürfnisse einzelner Abteilungen und Rollen ausgerichtet. Der Prozess baut auf vorhandene Kompetenzen und Initiativen im UCC-Bereich auf, ermöglicht eine transparente Erfolgsmessung und nimmt den Anwender mit. Die Potenziale von UCC-Technologien können somit effizient genutzt werden.
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