Wenn es heitßt: Digitaler Frühjahrsputz
Master des Chaos oder Digital-Pedant?
"Semifinal01_versuch03-Draft_neu.doc": Liegt das Dokument im Ordner "Random" oder "Sonstiges"? Kommt Ihnen das bekannt vor? Oder sind Sie eher der digitale Ordnungspedant, dessen Dokumentenverwaltung einer professionellen hierarchischen Gliederung unterliegt? Welcher Ordnungstyp sind Sie?
In einer Studie von Kyocera und Statista gaben 67 Prozent von Büroangestellten an, zu viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verbringen. Weil es mittlerweile viele Hilfs-Tools wie Spracheingabe, Spotlight, Launchpad oder manuelle Suchmethoden gibt, machen sich viele Anwender gar nicht mehr die Mühe, eine Ordnerstruktur anzulegen. Es gibt eine Vielzahl von verschiedenen digitalen Organisationstypen. Beatrice Vogel, EMEA Communications Manager bei Parallels, stellt vier beliebte Persönlichkeitstypen vor, denen Sie vielleicht schon begegnet sind oder mit denen Sie sich identifizieren könnten:
Der Datenhamster oder „Master des Chaos“
Der Datenhamster liebt Ordnung – er hasst aber das Ordnung halten. Sein Schreibtisch ist überfüllt, genauso wie sein Desktop. Auch eine Ordnerstruktur gibt es hier nicht wirklich, zwei bis drei Hauptordner reichen aus. Bei mehreren Ordnern wäre schließlich zusätzlicher Verwaltungsaufwand nötig. Dennoch behält er den Überblick über sein Chaos und findet immer die richtige Datei – wie aus Zauberhand. Diese Art von Organisationsverhalten ist sogar wissenschaftlich bestätigt. Steve Whittaker unterscheidet beispielsweise zwischen den „Filers“ und den „Pilers“. Paradoxerweise stellt sich dabei auch heraus, dass die Pilers, also die Gruppe, die Dokumente anhäufen, ihre gesuchten Dokumente schneller wiederfinden, als die strukturierten Filers.
Der absolute Digitalchaot oder „Wer weniger ordnet, hat mehr vom Leben“
Sein Tagesablauf wird eher von Glück als von Organisationstalent bestimmt. Zu Terminen erscheint er halbwegs pünktlich, auch wenn er sie sich vielleicht gar nicht notiert hat – oder den Eintrag irgendwo in einem verstaubten Notizbuch vergessen hat. Sein Desktop und E-Mail-Postfach sehen genauso aus wie sein Schreibtisch im Büro: alles verstreut. Die Dokumentation reicht von Versuch0375 über Versuch34_final_neu im Ordner „Zeugs“ und führt zu nichts als Chaos. Er verbringt sehr viel Zeit mit der digitalen Dokumentenjagd. Für seine Kollegen ist der Digitalchaot ein kleines Phänomen, vor allem daher, weil sich sein Ordnungsdefizit nicht unbedingt in seiner Arbeit widerspiegelt. Im Umgang mit Kunden wirkt er kompetent und organisiert. In anderen Worten: Er ist der typische Unter-den-Teppich-Kehrer.
Der Minimalist oder „Weniger ist mehr“
Der digitale Minimalist beschränkt sein Dokumentenaufkommen auf das Nötigste. Er hat ein Talent dafür, Unwichtiges zu filtern und nicht benötigte Dokumente direkt in den Papierkorb wandern zu lassen. Das Ergebnis: eine kleine geordnete Sammlung, in der alles auffindbar ist. Auf dem Desktop befindet sich oftmals nur ein einziger Ordner. Bei dem ganzen Selektieren kann es aber auch schnell passieren, dass die ein oder andere wichtige E-Mail im Papierkorb landet.
Der Digital-Pedant oder „Hierarchie-Liebhaber“
Bei dieser Sorte Ordnungstyp gibt es niemals eine falsch benannte Datei. Die Dateistruktur auf seinem Rechner erinnert an ein komplexes Organigramm mit zahlreichen Hierarchien. Ob nach Alphabet, Datum oder Themengebiet, hier ist alles geordnet. Ein einziges unbenanntes Dokument bringt den Digital-Pedant aus dem Konzept – es wird umgehend ordnungsgemäß archiviert. Der Archivar findet sich in dieser Ordnerstruktur zurecht wie in seinen eigenen vier Wänden. Für Außenstehende wirkt es wie ein kryptografisches Labyrinth. Dieses Organisationstalent ist dem Digital-Pedanten entweder in die Wiege gelegt oder er hat es sich hart antrainiert.
Zu welchem Typ Sie auch zählen, eine kleine Hilfestellung zur digitalen Verwaltung lehnt wohl keiner ab. Werkzeuge, die das Laufwerk bereinigen und Speicher freigeben, ersparen allen Ordnungstypen mitunter sehr viel Zeit. Auch doppelt vorhandene Dokumente lassen sich so einfach finden und löschen. Sogar für den hoffnungslosen Fall des Digitalchaoten gibt es ein Paket aus der Parallels-Toolbox. Tools aus dem Disk and System Pack blenden beispielsweise die ganze Unordnung am Desktop einfach aus oder befreien den Computer von nutzlosen Dateien – damit wird sogar der Chaot organisiert.
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