Advertorial
Mobile Kommunikation vs. IP-Telefonie: Kostenanalyse für CIOs
In der modernen Unternehmenslandschaft ist eine leistungsfähige Kommunikationsinfrastruktur unerlässlich. Dabei fällt die Wahl, oft genug auch für den Büroarbeitsplatz, aus Kostengründen auf die Nutzung eines Smartphones. Ob diese Entscheidung gerechtfertigt ist, soll dieser Beitrag beleuchten.
Obwohl es sich nicht detailliert ermitteln lässt, wie viel Geld deutsche Unternehmen jährlich für Mobilfunkverträge ausgeben, verdeutlicht der Gesamtumsatz von über 27 Milliarden Euro für Mobilfunkdienstleistungen im Jahr 2024 die immense Relevanz dieses Bereichs. Die wahren Kosten für Firmen liegen allerdings oft jenseits der monatlich berechneten Services und möglicher Anschaffungskosten bzw. Leasingverträge für Smartphones. Dies erfordert eine tiefere Untersuchung: Während die Mobiltelefonie auf den ersten Blick Flexibilität verspricht, offenbaren sich bei genauerer Betrachtung signifikante verdeckte Kosten und operationelle Herausforderungen, die einer ganzheitlichen Total-Cost-of-Ownership-Analyse bedürfen.
Flottenmanagement: Ein unterschätzter Aufwand
Natürlich liegt der wesentliche Kostenfaktor zunächst in den Anschaffungskosten modernster Smartphones. Entscheiden sich Unternehmen dafür, ihren Mitarbeitern leistungsfähige Geräte im Rahmen einer COPE-Strategie („Corporate-owned, Personally-enabled”) zur Verfügung zu stellen, summieren sich die Ausgaben dafür schnell zu beträchtlichen Investitionen – selbst im Fall eines Leasings. Wird hingegen eine BYOD-Strategie ("Bring Your Own Device“) verfolgt, bei der die Anschaffungskosten direkt beim Mitarbeiter liegen, entstehen der Firma dennoch signifikante indirekte Kosten und Herausforderungen aufgrund des vergleichsweise kurzen Lebenszyklus dieser Produkte: Wenn Mitarbeiter ihre teuren privaten Geräte aus Kostengründen nicht regelmäßig austauschen, veralten letztere schnell. Dies führt zu einer heterogenen Geräteflotte mit unterschiedlichen Leistungsniveaus, Kompatibilitätsproblemen mit aktuellen Software-Standards und potenziellen Sicherheitslücken. Dies erhöht erheblich den IT-Support-Aufwand für das Unternehmen. Da die Risiken von BYOD allseits bekannt sind, gehen wir für unsere Analyse von einer COPE-Strategie aus.
Eng verbunden mit den Hardware-Kosten ist der Aufwand für die kontinuierliche Software-Aktualisierung. Insbesondere Anwendungen und spezifische Business-Apps auf Smartphones unterliegen einem ständigen Aktualisierungsdruck. Diese Updates sind zwar essenziell für Sicherheit und Funktionalität, erzeugen jedoch einen erheblichen Management- und Support-Aufwand. Die Gewährleistung von Kompatibilität über eine heterogene Geräteflotte hinweg, das Beheben von nach Updates auftretenden Fehlern und die damit verbundenen Ausfallzeiten der Mitarbeiter belasten die IT-Abteilungen und verursachen indirekte Kosten.
Kostenoptimierung: Ein zweischneidiges Schwert
Dieser indirekte Aufwand betrifft ebenfalls die Unternehmen, die die hohen Erwerbskosten für Smartphones amortisieren möchten, indem sie ebendiese auch als Werkzeug für die Multifaktor-Authentifizierung zum Zugriff auf bestimmte Ressourcen einsetzen – etwa mittels OTP-Apps (Einmal-Passwort-Generatoren) bzw. biometrischer Erkennung. Doch anders als im Verbrauchermarkt, wo Banken und Behörden europaweit beispielsweise eine zusätzliche Autorisierung via Smartphone fordern, um Zugang zu Onlinediensten zu gewähren, hält sich dieser Trend im professionellen Umfeld noch in Grenzen. Denn hier kommt zusätzlich zum IT-Aufwand eine weitere Kritikalität ins Spiel: Mobile Endgeräte sind aufgrund ihrer ständigen Vernetzung und der Vielfalt der darauf installierten Anwendungen primäre Angriffsvektoren. Das Risiko von Phishing-Angriffen, der Installation von Malware über unsichere Apps oder der Ausnutzung von Betriebssystem-Schwachstellen ist permanent präsent.
Ein weiterer Kostenoptimierungsversuch ist die Nutzung von Softclients (IP-Telefonie-Apps) auf einem bereits vorhandenen Smartphone, um die – deutlich geringeren – Anschaffungskosten für ein dediziertes IP-Telefon zu umgehen. Doch hier muss man die Gefahr von Datenlecks bedenken, sei es durch den Verlust oder Diebstahl von Geräten oder durch die Nutzung unsicherer öffentlicher WLAN-Netzwerke. In Sekundenschnelle verschaffen sich Kriminelle Zugriff auf die IP-Telefonie-Konten der Anwender mitsamt deren OTP-Anwendungen. Zudem ist selbst in COPE-Szenarien, bei denen private und geschäftliche Daten auf demselben Gerät koexistieren, eine klare Trennung oft unmöglich.
Die Einhaltung strenger Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO wird in diesem komplexen Umfeld erschwert, da die Kontrolle über den Datenfluss und die Zugriffsprivilegien auf mobilen Geräten ungleich schwieriger ist als in einer dedizierten IP-Infrastruktur. Das Management einer mobilen Geräteflotte mittels – zusätzlich zu erwerbenden – Mobile-Device-Management-Lösungen ist zwar ein hilfreicher Schritt, kann aber die inhärenten Risiken einer weniger kontrollierbaren Umgebung nicht vollständig eliminieren. Die potenziellen Kosten eines Sicherheitsvorfalls – von direkten finanziellen Schäden über Reputationsverlust bis hin zu rechtlichen Konsequenzen und Bußgeldern – können die initialen Investitionskosten bei Weitem übersteigen.
Produktivitätsverluste
Die Qualität und die Stabilität der Kommunikation über einen Softclient hängen darüber hinaus stark von der Mobilfunkverbindung (LTE/5G) oder der WLAN-Qualität ab. Dies kann zu Verbindungsabbrüchen, schlechter Sprachqualität und Latenz führen, was insbesondere bei geschäftskritischen Gesprächen ärgerlich wäre. Ergonomie und Haptik von Smartphones sind zudem für lange Telefonate oder Konferenzgespräche oft ungeeignet, und der erhöhte Akkuverbrauch sowie die ständigen Ablenkungen durch private App-Benachrichtigungen beeinträchtigen die Nutzererfahrung und Konzentration erheblich. Für geschäftskritische Kommunikationen, etwa im Kundenservice oder bei Konferenzschaltungen, können solche Faktoren zu Produktivitätsverlusten und beeinträchtigter Kundenzufriedenheit führen. So ist der scheinbare Kostenvorteil beim Einsatz von Smartphone-Apps für die IP-Telefonie oft durch einen erhöhten IT-Support-Aufwand und potenzielle Unerquicklichkeiten mit der Kundschaft hinfällig.
Schließlich spielt die derzeit in Ungnade gefallene Work-Life-Balance der Mitarbeiter eine zunehmend wichtige Rolle. Die ständige Verfügbarkeit durch ein Smartphone kann die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben verwischen. Während dies kurzfristig zu erhöhter Flexibilität führt, birgt es langfristig Risiken für das Wohlbefinden der Mitarbeiter – bis hin zum Burn-out. Eine klare Trennung der Kommunikationskanäle kann hier zu gesünderen Arbeitsstrukturen beitragen und die Konzentration während der Arbeitszeit fördern.
Fazit: IP-Telefone als strategisches Asset im Unternehmen
Die Komplexität der mobilen Kommunikation im Unternehmen geht weit über die scheinbare Einfachheit der Endgeräte hinaus. Von den direkten Anschaffungskosten, die durch hohe Erwartungen und kurze Produktlebenszyklen getrieben werden, über den erheblichen Aufwand für Software-Updates und die Bewältigung multipler Sicherheitsprobleme bis hin zu Stabilitätsschwankungen und Auswirkungen auf die Work-Life-Balance – die verdeckten Kosten sind substanziell.
Angesichts dieser Argumente erweist sich die deutlich geringfügigere, jedoch strategische Investition in eine dedizierte IP-Telefonie-Infrastruktur nach wie vor als sinnvoll. Ob über verkabelte IP-Tischtelefone für höchste Stabilität und Funktionalität am festen Arbeitsplatz oder über DECT-basierte IP-Lösungen für nahtlose Mobilität innerhalb der Unternehmensgrenzen bzw. im Homeoffice: Eine solche Infrastruktur bietet eine kontrollierbare, sichere und qualitativ hochwertige Kommunikationsumgebung.
Sie gewährleistet die erforderliche Effizienz sowie Zuverlässigkeit für den Geschäftsbetrieb und schafft obendrein klare Grenzen für die Erreichbarkeit. Dadurch fördert sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben der Mitarbeiter. Die Entscheidung für IP-Telefonie ist somit nicht bloß eine technische Wahl, sondern eine zukunftssichere Investition in die Sicherheit, die Produktivität und das Wohlbefinden im gesamten Unternehmen.
Zu guter Letzt eine gute und sicherere Alternative für OTP-Anwendungen auf Smartphones: Das tägliche Einloggen der Mitarbeiter auf deren IP-Telefon, im Büro oder Homeoffice. Das gilt sowohl als Zeitstempel wie auch als zusätzlicher Authentifizierungsfaktor im Unternehmensnetzwerk.
Lesen Sie mehr zum Thema
