Da in der Regel mehrere Kameras in einer Videoüberwachungslösung eingesetzt werden, sind auch entsprechende Steuer- und Speichereinheiten nötig. Dabei ist die verwendete Software für die Einsatzvielfalt von Bedeutung. Sie ist das Rückgrat der zentralen Leitstelle, in der alle Videosignale zusammenlaufen, in der sie verarbeitet, angezeigt und verwaltet werden. Solche Programme sollten eine möglichst große Zahl von Kanälen mit hohen Bildraten und -auflösungen bewältigen sowie einen breiten Funktionsumfang bieten. Neben der Performance sind natürlich auch eine einfache Bedienung und die Übersichtlichkeit essenziell - auch damit es in kritischen Situationen nicht zu Fehlbedienung kommt.
Ideal ist es, wenn sich die Bedienoberfläche der Software den Bedürfnissen oder Fähigkeiten des Benutzers anpassen lässt. Der unkomplizierte und schnelle Zugriff auf die wichtigsten Funktionen besitzt dabei hohe Priorität. Livebild-Anzeige, Aufzeichnung, Alarmmanagement und gegebenenfalls Videobildanalyse sollten in einer möglichst übersichtlichen und menügestützten Benutzer- oberfläche des Programms sofort zu finden sein. Übersichtlich gestaltete Archiv- und Suchfunktionen sind weitere Aspekte.
Nach einem Vorfall müssen sich die entsprechenden Bilder schnell anhand von Kenndaten wie Datum, Zeit, Kamera, Infos aus der Videoanalyse, PoS-Daten (Point of Sales) oder Alarm-Events auffinden lassen. Ebenfalls ein zentrales Gütesiegel professioneller Videomanagementsoftware ist das Vorhandensein intelligenter Funktionen wie Cover- und Contortion-Check (Erkennung von verdeckter Sicht und Positionsänderung), Lost & Found, Speeddome-Autotracking (automatische Verfolgung) oder Bewegungserkennung in verschiedenen Bildsektoren.