Lag die Betreuung klassischer Telefonanlagen meist in den Händen der Hersteller beziehungsweise herstellernaher Dienstleister, so sind im VoIP-Umfeld meist die IT-Systemhäuser erster Ansprechpartner für die Telefonie. Sie alle bieten für Wartung und Service unterschiedliche Modelle, gestaffelt nach Reaktionszeiten und Umfang der in Anspruch genommenen Dienste. Ähnlich groß ist die Vielfalt an Kostenmodellen. Das Angebot reicht von festen Servicegebühren bis hin zu rein aufwandsbezogenen Abrechnungsmodellen. Generelle Aussagen lassen sich hier leider nicht treffen, jeder Fall liegt anders. Wer hier unliebsame Überraschungen vermeiden will, kommt um eine umfassende Analyse der Bedarfs- und der internen Ressourcensituation nicht umhin. Wer sich unsicher ist, wie sich die Bedarfssituation entwickelt, sollte auf möglichst kurze Vertragslaufzeiten achten. Viele Systemhäuser bieten ihren Kunden sogar Jahresverträge an. Die sind etwas teurer als langfristige Verträge, bieten aber mehr Flexibilität. Außerdem hat der Kunde so die Möglichkeit, die Servicequalität zu testen, ohne sich gleich langfristig zu binden.