Evolution des Geschäftsdokuments
Tafeln, Papiere, Dateien – und was kommt jetzt?
Die Digitalisierung verändert die Art, wie wir Informationen teilen und speichern. Doch trotzdem dominiert noch immer das Papier in der Unternehmenswelt. Ein Blick in die Vergangenheit und in die Gegenwart zeigt jedoch, warum das Papier in Zukunft vom Aussterben bedroht sein wird.
Von den Tontafeln und Papyrusrollen der Antike über Papier in Mittelalter und Neuzeit bis hin zu den digitalen Medien von heute: Zu allen Zeiten nutzten Menschen Dokumente, um Informationen zu erfassen, festzuhalten und auszutauschen. Die Schriftmedien, also die Informationsträger, entwickelten sich dabei zusammen mit den Menschen und der Technologie weiter.
Das Bessere ist der Feind des Guten
Die Evolution des Lebens folgt dem Grundsatz, dass die am besten angepassten Arten überleben. Dieses Prinzip lässt sich auch auf technologische Entwicklungen übertragen. So lösten Ackerbau und Viehzucht das Jagen und Sammeln ab. Nomaden siedelten sich in den ersten Dörfern und dann Städten an. Damit einher gingen immer komplexere Strukturen, die neue Formen der Informationserstellung, -speicherung und -übertragung verlangten. Kurz: Auch die Dokumentation musste sich weiterentwickeln.
Bereits in der Antike löste der Papyrus in immer mehr Bereichen die Tontafel ab, weil er leichter zu transportieren und platzsparender zu lagern war. Doch besaß er eine größere Anfälligkeit für Wurmfraß und war nicht sehr widerstandsfähig. Daher wurden im Laufe der Zeit immer mehr Informationen auf Pergament festgehalten, das robuster war.
Vor rund 2000 Jahren entstand das erste Papier in Asien und hielt in der darauffolgenden Zeit in immer mehr Kulturen Einzug. Durch die neuartige Herstellungsmethode des Papierschöpfens war es kostengünstig in der Produktion und konnte später auch industriell in Papiermühlen und -fabriken produziert werden. Bis zum Ende des vorigen Jahrtausends behielt es seinen Status als wichtigstes Trägermedium. Die Technik entwickelte sich dank Computer und Internet weiter und schaffte eine Art des Mediums: das digitale Dokument. Man könnte meinen, dass dem Papier damit nun auch der gleiche Weg wie der Tontafel und dem Papyrus beschieden war.
Der nächste Entwicklungsschritt steht an
Doch die Realität zeichnet ein anderes Bild. Selbst in Zeiten der Digitalisierung, die das gesellschaftliche und berufliche Leben auf allen Ebenen transformiert, klammern sich Unternehmen und Behörden immer noch an dieses Relikt der analogen Zeit: das Papierdokument. Zwar werden beispielsweise Rechnungen in der Regel elektronisch erstellt und als PDF versendet, dann jedoch häufig beim Empfänger ausgedruckt, auf Papier durch den Freigabeprozess geschleust und per Hand zur Zahlung angewiesen, bevor sie im Archiv landen. Diese veralteten analogen Abläufe behindern die Einführung wettbewerbsfähiger, durchgängig digitaler Geschäftsprozesse. Außerdem verschwenden sie Zeit, Geld und Umweltressourcen. Die Vorteile durchgängig digitalisierter Prozesse mit digitalen Dokumenten erleben Millionen Verbraucher weltweit täglich, wenn sie elektronische Tickets in Flugzeugen und Zügen benutzen. Wie Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen davon profitieren, zeigt unter anderem das Beispiel der Rechnungsbearbeitung.
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