Evolution des Geschäftsdokuments
Tafeln, Papiere, Dateien – und was kommt jetzt?
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Ineffizienter Anachronismus: papierhafte Rechnung
Im Rechnungseingang wird die per Post, Fax oder E-Mail empfangene Rechnung geöffnet und erhält neben dem Eingangsstempel häufig Vermerke zu Zahlungsfristen und Skonti. Digital erhaltene Rechnungen werden zur weiteren Bearbeitung oft zusätzlich noch ausgedruckt. Dann muss das Dokument noch zum richtigen Verantwortlichen zur Prüfung und landet dabei oft im Postkorb zwischen zig anderen Dokumenten. Dort liegt es herum, bis der Mitarbeiter Zeit für die Prüfung und Freigabe hat. Oft wandert eine Rechnung zur Freigabe durch verschiedene Abteilungen. Auf ihrem Weg von Schreibtisch zu Schreibtisch vergeht so wertvolle Zeit, die etwa zur Wahrung von Skonti-Fristen genutzt werden könnte. Bis die Buchung dann final abgeschlossen und das Dokument archiviert ist, können mehrere Tage vergehen. Rechnet man dies auf die Menge an Rechnungen hoch, die tagtäglich bei Unternehmen eingehen und in Umlauf sind, zeigt sich das ganze Ausmaß des Zeit- und Arbeitsaufwands. Irrläufer, die erst wieder gesucht und nochmals geprüft werden müssen, nicht miteinberechnet.
Digitalisierung beschleunigt und senkt Kosten
Deutlich schneller geht es, wenn Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System (DMS) für eine digitale Rechnungsverarbeitung nutzen: Eine Rechnung per Mail gelangt hier per Schnittstelle zum Mailkonto direkt in den Rechnungseingang des DMS. Geht sie postalisch ein, wird die Rechnung gescannt und ins DMS importiert. Die Zuordnung zum Verantwortlichen läuft dank OCR und Inhaltserkennung vollautomatisch ab. Bei der Prüfung unterstützt das DMS durch die Möglichkeit, zugehörige Dokumente wie Bestellungen oder Rabattstaffeln auf Tastendruck anzuzeigen. Muss ein Dokument von mehreren Personen geprüft und freigegeben werden, landet es nach der ersten Prüfung bis zur finalen Buchung per Mausklick automatisch im Posteingang des nächsten Verantwortlichen. So lässt sich ein Freigabeprozess im DMS abbilden und effizient gestalten. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch das Nutzen von Skonti. Und im digitalen Archiv lässt sich eine Rechnung per Suchbefehl in Sekunden wiederfinden. Papierrechnungen hingegen müssen erst mühsam im Archiv herausgesucht werden.
Doch die Vorteile digitaler Dokumente gegenüber dem Papier beschränkt sich nicht auf die Effizienz.
Schneller und flexibler einsetzbar
In Zeiten globalisierter Wirtschaftsprozesse sind einfache Handhabung, standortunabhängige Verfügbarkeit und die Sicherheit von Dokumenten ebenso wichtige Faktoren. Viele Menschen arbeiten unterwegs, von zuhause oder an verschiedenen Standorten, teilweise in unterschiedlichen Zeitzonen. Zugriff auf die jeweils aktuellste Version von Dokumenten, die an einem anderen Ort abgelegt sind, gehört dabei zum Alltag: Außendienstmitarbeiter möchten auf dem Weg zum Kunden noch einmal ein Detail im letzten Auftrag nachlesen. Servicetechniker müssen vor Ort eine technische Dokumentation zu einer älteren Anlage zu Rate ziehen. In vielen Unternehmen beginnt in diesen Fällen immer noch eine langwierige Suche nach Dokumenten in Aktenschränken, bevor sie verifiziert, gescannt und verschickt werden können. Dieses veraltete Vorgehen ist teuer, aufwändig und fehlerträchtig.
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