Evolution des Geschäftsdokuments
Tafeln, Papiere, Dateien – und was kommt jetzt?
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Die Zukunft ist digital
Zeitgemäßes, also digitales Dokumentenmanagement ist in heute eine Grundvoraussetzung für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Denn ein Cloud-basiertes DMS ermöglicht Zugriff auf die Dokumente jederzeit von überall. Und das nicht nur für Mitarbeiter, sondern bei Bedarf auch für Kunden und Partner. Wer welches Dokument in welcher Form nutzen darf, das bestimmen die Verantwortlichen durch individuelle Rechtevergabe. In Kombination mit einer leistungsfähigen Versionierung ist dabei sichergestellt, dass jeder Nutzer die für ihn jeweils aktuell gültige Fassung des Dokuments angezeigt bekommt. Außerdem macht der Versionsverlauf alle Änderungen dauerhaft nachvollziehbar und hilft Unternehmen so, ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Die Zukunft: das virtuelle Dokument?
Mit zunehmender Digitalisierung ergeben sich neue Möglichkeiten Dokumente zu erstellen, anzuschauen, zu bearbeiten oder zu verschicken. So ist es heute meist noch Standard Dokumente am PC zu bearbeiten, aber mit der Entwicklung von immer größeren, bald faltbaren, und leistungsstarken mobilen Endgeräten müssen sich Unternehmen überlegen, wie sie diesen Rechnung tragen. Ein Beispiel dafür ist, das Dokumente ähnlich wie Webseiten, automatisch im Responsive, noch besser im Fluid Design erstellt werden, um auf allen Bildschirm gut angezeigt und bearbeitet werden zu können.
Technologien wie Virtual und Augmented Reality eröffnen wiederum völlig neue Dimensionen und Anwendungsgebiete. Anstatt den Bildschirm in der Tasche herumzuschleppen, wird jede Oberfläche zum Display. Bearbeitungen erfolgen nicht mehr mit der haptischen Tastatur, sondern per virtueller Dateneingabe oder direkt per Spracherkennung. Bei der gemeinsamen Arbeit mit Kollegen schickt man sich kein Dokument mehr zu und chattet miteinander, sondern unterhält sich in Echtzeit mit deren Avataren. Dokumente werden nicht mehr nur in einem Zentralarchiv gelagert, sondern direkt mit realen und virtuellen Objekten verknüpft. Braucht man zum Beispiel bei einem Kundentermin vor Ort Unterlagen zu einer Maschine werden durch deren „Antippen“ alle relevanten Dokumente direkt ins eigene Sichtfeld projiziert.
Weitere technologische Entwicklungen könnten künftig das Dokument als Träger für bestimmte Informationstransfers sogar obsolet machen. So würde es ausreichen, dass der Datensatz eines Dokuments, z.B. Rechnungsdaten, ohne Layout manipulationssicher über den neutralen Boden einer Blockchain zwischen Unternehmen und Beteiligten ausgetauscht wird.
Die Weichen für die Art wie wir mit Dokumenten in Zukunft arbeiten, stellen wir heute. Unternehmen, die sich weiter an die letzten Bastionen des Analogen klammen, laufen Gefahr den Anschluss zu verlieren.
- Tafeln, Papiere, Dateien – und was kommt jetzt?
- Ineffizienter Anachronismus: papierhafte Rechnung
- Die Zukunft ist digital
Lesen Sie mehr zum Thema
