Die Video-Meet-Teilnehmer erhalten Zugang zu einem persönlichen und sicheren „Konferenzraum“. Dort können sie über eine einfache Nutzeroberfläche Konferenzen aufsetzen und durchführen. Die eingeladenen Teilnehmer rufen lediglich eine Nummer an oder folgen einem Link, um über eine Videoverbindung an der Konferenz teilzunehmen. Es sind keine Hardware-Anschaffungen oder Software-Downloads erforderlich. Die einzigen Voraussetzungen sind eine Internetverbindung und ein videofähiges Endgerät. Teilnehmer ohne videofähiges Gerät können einfach über eine dedizierte lokale Nummer telefonisch an einer Video-Meet-Konferenz teilnehmen.
Video-Meet funktioniert sowohl mit IP- als auch mit ISDN-Anschlüssen. Die Deutsche Telekom hat die Lösung so ausgestattet, dass sie den sicheren Zugang zu Videokonferenzen von überall ermöglicht – egal ob die Teilnehmer sich hinter einer Unternehmens-Firewall oder an einem beliebigen Ort außerhalb des Unternehmens befinden.