Elektronische Gehaltsabrechnung & DSGVO
Was Unternehmen beachten müssen
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung als idealer Start in die Digitalisierung
Außerdem: Unternehmen, die ihre Gehaltsabrechnungen noch in Papierform verschicken, haben heute trotzdem bereits einen größtenteils digitalen Gesamtprozess, der erst ab dem Druckvorgang zum Papierprozess wird. Es ist also ein Leichtes, auch diesen letzten Prozessschritt zu digitalisieren. Wer sich als Unternehmen mit der Digitalisierung ernsthaft auseinandersetzt, wird feststellen, dass die digitale Abwicklung von Lohn- und Gehaltspapieren ein guter Einstieg ist. Zum einen, weil es sich hierbei um einen regelbasierten Prozess handelt, der sich leicht automatisieren lässt, zum anderen, weil so jeder Mitarbeiter von Anfang an auf dem Weg in die Digitalisierung mitgenommen wird.
Ein Beispiel aus der Praxis: Industriekonzern Paul Wurth
Auch der Maschinen- und Anlagenbauer Paul Wurth mit Sitz in Luxemburg war im Zuge der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse auf der Suche nach einer neuen und rechtskonformen Lösung für den Versand der Arbeitsentgelte. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzte der Industriekonzern schon seit einigen Jahren die Software von APSAL. Die damit erstellten digitalen Dokumente wurden bis 2017 von der Buchhaltung ausgedruckt, gefaltet und verteilt beziehungsweise per Post an die Mitarbeiter verschickt.
Um die Digitalisierung intern zu beschleunigen und die Papierprozesse zu reduzieren, entschied sich das Unternehmen für die Umstellung auf den elektronischen Versand mit regipay, einer Lösung für den rechtskonformen Versand von Lohn- und Gehaltsdokumenten. Der Versand von Paul Wurth zum jeweiligen Arbeitnehmer erfolgt vollständig verschlüsselt und direkt auf dem normalen E-Mail-Kanal, ganz ohne Zwischenlagerung oder Zwischenspeicherung.
Da diese Zustellvariante keine Anforderungen an die genutzte E-Mail-Adresse stellt und die Verarbeitung und Übermittlung von Schlüsseln und Sicherheitsdaten vollautomatisch im Hintergrund abläuft, ist die Lösung für die Arbeitnehmer einfach und unkompliziert („Ein-Klick-Lösung“). Die durchgängige Verschlüsselung schützt die Gehaltsdokumente vor unbefugten Zugriff.
Die Einführung der elektronischen Zustellung der Gehaltsdokumente ist bei den Mitarbeitern von Paul Wurth auf breite Akzeptanz gestoßen. Seit Januar 2017 erhalten die 1.000 Mitarbeiter von Paul Wurth und auch die Betriebsrentner monatlich ihre Gehalts- und Rentenabrechnungen in ihr privates E-Mail-Konto.
Bereit für die DSGVO
Bei der Einführung der elektronischen Zustellung von Lohn- und Gehaltsdokumenten steht gerade im Hinblick auf die DSGVO der Schutz personenbezogener Daten im Fokus. Dass diese Daten zu schützen sind, ist nicht neu. Neu sind die Verschärfung der Datenschutzanforderungen und das Maß der bei Missbrauch bzw. Missachtung möglicherweise resultierenden Strafen. Wer sich dabei an die Regeln hält, profitiert von der digitalen Zustellung. Und diese Regeln gilt es nicht nur für den internen Prozess aufzustellen, sondern auch für die Datenkommunikation mit externen Parteien wie Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleistern. Wichtig sind eine verschlüsselte Datenübertragung, die Nachvollziehbarkeit des Transferprozesses und eine schriftliche Zustimmung der Mitarbeiter. Damit blicken Firmen nicht nur dem Ende der DSGVO-Schonfrist entspannt entgegen, sondern sie bieten Ihren Mitarbeitern auch eine zeitgemäße Lösung.
Kurt Kammerer ist CEO von Regify
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