Arbeitszeit- und Arbeitsortplanung

Wie die Corona-Krise (disruptiv) Chancen offenlegt

9. Oktober 2020, 13:25 Uhr | Autor: Florian Schümann / Redaktion: Diana Künstler

In Zeiten, in denen physische Distanz vorgeschrieben, Homeoffice von der Politik gefordert und die Verunsicherung bei vielen groß ist, muss Workforce Management mehr leisten, als nur Schichtpläne zu bauen. Es muss über sich hinauswachsen und die Arbeitswelt der Zukunft handhabbar machen.

Montag, 8:24 Uhr: Die Service-Mitarbeiterin Lisa van Dyke betritt das Gebäude. Sie trägt eine geblümte Atemschutzmaske und folgt den am Boden befindlichen Richtungspfeilen nach oben in das Großraumbüro. Dort wirft sie einen Blick auf den Monitor neben der Eingangstür und findet rasch ihren Namen auf einem Kästchen in der Mitte. Platz 29 ist es also heute. Kurz sinniert sie, dass sie dies auch auf ihrer App hätte checken können. Egal. Eine Menge Plätze um sie herum sind frei, weil viele Kollegen heute lieber im Homeoffice arbeiten. Lisa schlendert zu ihrem Schrank, schnappt sich Tastatur und Headset und macht es sich an ihrem heutigen Arbeitsplatz bequem. Es ist ihr Lieblingsplatz geworden, den sie vorher über die App angefragt hat. Sie setzt ihre Maske ab, atmet durch und begrüßt gut gelaunt den ersten Anrufer.

So wie in diesem Beispiel könnte es momentan in vielen Unternehmen aussehen, die sich auf die Corona-Zeitenwende eingestellt haben und somit die Personalplanung grundsätzlich neu strukturieren. Denn eines ist klar: Physische Distanz und das Nebeneinander von unterschiedlichsten Arbeitszeiten und -orten charakterisieren die Arbeitswelt von morgen.

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Die vollautomatische Planung von Homeoffice- und Bürozeiten bei gleichzeitiger Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatzeit wird auf unabsehbare Zeit einen völlig neuen Stellenwert einnehmen. Workforce Management greift schon immer tief in die Lebensgestaltung von Mitarbeitern ein, wobei die Kernfrage klassischerweise war, wie beides – die Deckung des Personalbedarfs sowie die Work-Life-Balance der Mitarbeiter – bestmöglich in Einklang gebracht werden können.

Schon vor SARS-CoV-2 waren Tendenzen erkennbar, dass Arbeit nicht nur zeitlich, sondern auch räumlich zu flexibilisieren ist. Traditionelle Arbeitsmodelle wurden zunehmend in Frage gestellt. Beschäftigte fordern mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation ein, um durch eine flexiblere Gestaltung ihrer Arbeitszeiten Privat- und Arbeitszeit bestmöglich in Einklang bringen zu können. Als sei dies nicht genug, bringt die Pandemie eine Reihe neuer planerischer Herausforderungen mit sich, die viele Unternehmen unter Handlungsdruck setzen, das als „Flexible Working“ bekannte Paradigma schnell und unkompliziert in die Praxis umzusetzen. Auf das Wesentliche und rein analytisch betrachtet lässt sich dies auf drei Schritte reduzieren:

Schritt 1: Planung der Wunscharbeitszeiten unter dem Primat der Bedarfsdeckung
Schritt 2: Verteilung der Belegschaft auf Home-Offices und Geschäftsräume
Schritt 3: Raum- und Arbeitsplatzplanung innerhalb der Geschäftsräume

Die grundlegende Neuerung dabei ist, dass aus den Ansprüchen an Bedarfsdeckung und Work-Life-Balance ein Dreiklang aus Bedarfsdeckung, Mitarbeiterwünschen und Hygiene- und Distanzanforderungen werden muss. Eine Personaleinsatzplanung in Anlehnung an das nachfolgende Phasenschema berücksichtigt eine Vielzahl von Einflussfaktoren und damit Parametern: Ängste, Sorgen und Nöte der Mitarbeiter, Arbeits- und Privatzeit-Wünsche jedes einzelnen, Kinderbetreuung junger Eltern, oder Flexibilitäts- und Effizienzanforderung der Unternehmen. Alles planbar.

Schritt 1: Planung der Wunscharbeitszeiten unter dem Primat der Bedarfsdeckung

Im ersten Schritt geht es darum, den Personalbedarf punktgenau zu decken und dabei den regulatorischen Rahmenbedingungen des Arbeitszeitgesetzes, von Betriebsvereinbarungen oder dem Bundesurlaubsgesetz Rechnung zu tragen. Im Idealfall werden gleichzeitig die Wunscharbeitszeiten der Mitarbeiter als Voraussetzung für Arbeitszufriedenheit maximal berücksichtigt, um so die Bindung an das Unternehmen zu stärken. Denn Arbeitgeberattraktivität entsteht ganz wesentlich dadurch, dass Beschäftigte sich ernstgenommen, verstanden und in ihren individuellen Wünschen nach Arbeitszeit- und zunehmend auch Arbeitsort berücksichtigt fühlen.

Ergebnis: Bestmögliche Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatzeit sowie maximale Flexibilität für das Unternehmen.