Modern Workplace
Wie Unternehmen digitale Prozesse in ein ECM-System einbetten
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Mitarbeiterschaft gezielt einbinden
Mitarbeiterschaft gezielt einbinden
Organisatorische Veränderungen in den Prozessabläufen – die im Zuge einer ECM-Einführung an der Tagesordnung sind – sollten immer mit einem sorgfältigen Change-Management einhergehen. Wer Anwender von Anfang an in einen solchen Change-Prozess einbindet, vermeidet Wissensverlust und Veränderungsängste. Darüber hinaus wissen die eigenen Beschäftigten aus ihrer täglichen Erfahrung ohnehin am besten, welche Geschäftsprozesse gut laufen und an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt. Und oft haben sie wertvolle Verbesserungsvorschläge parat. Um anschließend wirklich mit optimalen Workflows zu arbeiten, ist das Management also gut beraten, diesen Input frühzeitig einzuholen. Eine zeitsensible Abstimmung hat einen weiteren großen Vorteil: Sie steigert später die Akzeptanz für das neue, selbst mitentwickelte ECM-System. Denn die Akzeptanz der Belegschaft muss bedacht werden, bevor über ECM-Investitionen entschieden wird. Unternehmensverantwortliche sollten zudem ausloten, ob das in die Auswahl genommene ECM-System mühelos zu handhaben ist und die Abläufe prozesslogisch aufeinander aufbauen. Je konkreter die Zielvorstellungen definiert sind, desto besser lässt sich herausfinden, welche ECM-Lösung für die jeweilige Organisation optimal ist.
Mit einem Pilotprojekt starten …
Um ein Gefühl dafür zu bekommen, was ECM-Systeme zu leisten imstande sind, sollten Unternehmen mit einem Pilotprojekt starten. Dadurch bleibt eine (digitale) Überforderung aus und sie können in einem klar definierten Rahmen valide und tragfähige Ergebnisse erzielen. Außerdem wird so zu einem frühen Zeitpunkt erkannt, welche Verfahrensschritte sich im ECM-Workflow bewähren. Darauf lässt sich im Anschluss aufbauen, denn ECM-Systeme sind modular strukturiert. Deshalb empfiehlt es sich, dass sich Unternehmen und Organisationen für einen maßvollen Start ihrer Digitalisierungsoffensive einzelne Module heraussuchen. Im weiteren Verlauf lassen sich dann nach und nach weitere ECM-Module einführen. Ebenso lassen sich Bereiche oder ganze Abteilungen stufenweise in die digitale Wertschöpfungskette integrieren.
… und Bereiche Schritt für Schritt digitalisieren
Meist wird im Rahmen einer ECM-Einführung mit der Digitalisierung im Rechnungswesen gestartet. Dafür gibt es zwei triftige Gründe: Die Offenheit gegenüber den neuen Abläufen ist gerade in diesem Bereich erfahrungsgemäß groß und die Abläufe selbst unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen nicht allzu stark. Entsprechend überschaubar ist der Aufwand. Andere Abteilungen, die sich für ein Pilotprojekt anbieten, sind Vertrieb, Einkauf und die Personalabteilung. Die in Pilotprojekten gesammelten Erfahrungen sind ausgesprochen hilfreich, wenn Prozesse anschließend in anderen Abteilungen digitalisiert werden sollen.
Ein letzter und ebenso wichtiger Pfeiler für den erfolgreichen Einsatz einer ECM-Lösung ist die Frage nach dem passenden Betriebsmodell, mit der sich die Unternehmensverantwortlichen ausführlich auseinandersetzen sollten.
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