Modern Workplace
Wie Unternehmen digitale Prozesse in ein ECM-System einbetten
Um gängige Geschäftsprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten, kann es ratsam sein eine Enterprise Content Management-Lösung einzuführen. Doch wie lässt sich ein ECM-System am sinnvollsten etablieren?
In gut strukturierten digitalen Workflows lassen sich Dokumente zuverlässig elektronisch erfassen und automatisiert am richtigen Ort abspeichern, so dass diese bei Bedarf mit einem Klick gefunden und direkt bearbeitet werden können. Auf diese Weise sorgen digitale Workflows in der Regel für mehr Tempo, mehr Übersicht und auch für mehr Transparenz im Unternehmen. Davon können Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und nicht zuletzt die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren. Lösungen für das Enterprise Content Management machen das Umsteigen auf digitale Workflows einfach und auch überschaubar. Auch der Branchenverband Bitkom gelangt in seinem Digital Office Index 2022 zu dem Ergebnis, dass mehr als drei Viertel der deutschen Unternehmen bereits auf ECM-Lösungen setzen.
Doch ist auch die richtige Lösung im Einsatz? Nachfolgend ein paar praxisorientierte Gedanken dazu, wie eine optimale Umstellung auf eine ECM-Lösung gelingt und was Unternehmen berücksichtigen sollten, um ein System einzuführen, das ihre Anforderungen bestmöglich abdeckt.
Geschäftsprozesse hinterfragen und stufenweise umstellen
Eine ganz grundlegende Handlungsempfehlung, die Unternehmen bei der Auswahl der passenden ECM-Lösung beherzigen sollten, lautet, sich im Vorfeld genügend Zeit zu geben. Unternehmensverantwortliche sind gut beraten, eingehend zu prüfen, welche Anforderungen ein neues ECM-System erfüllen soll. Das vermeidet Ärger und unnötige Kosten.
Eine weitere Empfehlung: Alle Geschäftsprozesse auf einen Schlag auf ECM-Workflows umzustellen ist zwar theoretisch möglich, aber wenig sinnvoll. In der Praxis empfiehlt es sich, Schritt für Schritt vorzugehen und eine Abteilung nach der anderen zu digitalisieren.
Dafür gibt es gute Gründe: Durch ECM-Lösungen sollen die Abläufe im Unternehmen so effizient und bequem wie möglich sein. Es geht darum mit der passenden ECM-Unterstützung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten, sie von unnötig komplizierten Prozessen und vom zeitaufwendigen Suchen in Papierdokumenten zu befreien. Damit der Einsatz einer ECM-Lösung einen Beitrag zur Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens leisten kann, sollte es weniger darum gehen, analoge Prozesse einfach zu digitalisieren. Vielmehr stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre vorhandenen Abläufe und gewohnten Prozesse zu hinterfragen und auf den Prüfstand zu stellen. Nur auf diese Weise zeigt sich, wie effiziente Prozessabläufe mit einer modernen ECM-Lösung optimal umzusetzen sind.
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