Modern Workplace
Wie Unternehmen digitale Prozesse in ein ECM-System einbetten
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Im Trend: ECM aus der europäischen Cloud
Im Trend: ECM aus der europäischen Cloud
Stand heute entscheiden sich immer mehr Unternehmen für ein Betriebsmodell mit Unterstützung der Cloud. Auch der „Digital Office Index 2022“ des Digitalverbandes Bitkom betont, dass Unternehmen ihre ECM-Infrastruktur zunehmend in die Cloud verlagern, also in ein externes Rechenzentrum. Bei der Entscheidung zugunsten der Cloud spielt neben der von Kunden geschätzten Kosteneffizienz auch der Faktor der IT-Sicherheit eine wichtige Rolle. Externe Rechenzentren bieten höchste Sicherheitsstandards, die benötigte Speicherkapazität und regelmäßige Backups. Bei der Wahl des passenden Service-Providers ist darüber hinaus der Standort von Rechenzentren gerade in Deutschland und Europa ein wichtiges Kriterium geworden – auch mit Blick auf die digitale Souveränität.
Auch die Flexibilität und hohe Skalierbarkeit von Cloud-Lösungen können Argumente für dieses Betriebsmodell sein. Zusätzliche Speicher-Kapazitäten oder Leistungen können mitunter schnell aufgebaut werden, wenn dies unvorhergesehene Spitzen erfordern und genauso schnell auch wieder entfallen, wenn diese nicht mehr notwendig sind. Das ECM-System ist stets auf dem neuesten Stand, das Einspielen von Updates und Patches erfolgt regelmäßig – und das, ohne die Ressourcen der hauseigenen IT zu belasten. Sie kann ihre Kapazitäten für die Kernaufgaben im Unternehmen einsetzen.
Doch bei aller Flexibilität von Cloud-Lösungen hat auch das „On-Prem“-ECM weiterhin seine Berechtigung. Für viele Unternehmen ist es wichtig, diese Wahlfreiheit zu haben. Heute werden „On-Prem“-Lösungen vorrangig in Unternehmen eingesetzt, die Daten bei sich halten und selbst verwalten wollen. Häufig sind auch besonders komplexe Prozesse und spezifische individuelle Anforderungen der Grund für eine ausschließlich lokale Nutzung einer ECM-Software.
Chancen der Digitalisierung im Mittelstand
Der digitale Wandel bietet die Chance für neue und mitunter bessere Abläufe – nicht immer wird diese Chance genutzt. Oft versuchen Unternehmen lediglich, die etablierten Prozesse digital abzubilden. Das greift zu kurz. Vielmehr müssen die Verantwortlichen offen sein für Veränderungen und neue Abläufe innerhalb der Organisation. Erst dann entfalten ECM-Systeme ihre ganze Wirkung: Maßgeschneiderte Workflows leiten die Dokumente weitgehend automatisiert durchs System und alle Dokumente sind jederzeit verfügbar. Zudem ist immer klar, wo sich auf seinem Weg durchs Unternehmen ein Dokument gerade befindet. Digitale Workflows steigern also die Effizienz und erleichtern zugleich die Arbeit. Je digitaler unsere Arbeitswelt allerdings wird, desto stärker gefordert sind die IT-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter. Sie müssen dafür sorgen, dass alle IT-Lösungen miteinander harmonieren, sich auf dem neuesten Stand befinden und vor Cyber-Angriffen geschützt sind. Gerade IT-Abteilungen in kleineren Unternehmen stoßen dabei rasch an ihre Grenzen.
Das macht Cloud-Lösungen so attraktiv: All diese Routineaufgaben werden an spezialisierte Anbieter ausgelagert. Vor ein paar Jahren waren diese Technologien vor allem größeren Unternehmen zugänglich, heute profitieren Firmen jeder Größe.
Stefan Halupka ist Director der Business Unit ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler
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