Enterprise-Content-Management
Workflows per Cloud automatisieren
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Workflows für das Rechnungswesen
Die Rechnungsverarbeitung ist ein gutes Beispiel für einen nach wie vor aufwendigen Prozess, der sich relativ problemlos digitalisieren lässt: Sind die Rechnungen eingescannt oder direkt aus dem E-Mail-Postfach eingepflegt, prüft ein automatischer Workflow die Dokumente mittels OCR (Optical Character Recognition, optische Schrifterkennung) auf Dublette, Lieferant, Skonto oder gesetzliche Pflichtangaben. Die extrahierten Informationen landen anschließend als indizierte, durchsuchbare PDF-Datei im gewünschten Ordner des ECM-Systems. Parallel kann dazu ein automatisierter Workflow starten, der die Dokumente an die zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung weiterleitet.
Wichtig ist hier die dezentrale und prozessorientierte Digitalisierung der Dokumente, damit jedes Team individuelle Workflows anlegen kann. Der Freigabeprozess erfolgt digital und transparent, bei Bedarf lässt er sich auf eine mehrstufige fachliche Prüfung ausweiten. Mitarbeiter können die Rechnungen von überall und mit jedem Endgerät prüfen und freigeben. Anschließend können sie die Daten automatisch in das Buchungssystem übernehmen und die Rechnungen gesetzeskonform und leicht auffindbar archivieren
Digitale Lösungen für die Prozessautomatisierung lassen sich neben der Buchhaltung auch in der Personalabteilung effektiv nutzen: Sie verwalten Personalakten in einem zentralen digitalen Archiv und beschleunigenDokumenten-Workflows, beispielsweise beim Erstellen der Gehaltsabrechnungen oder der Abwicklung von Bewerbungen. ECM-Systeme ermöglichen dabei die Verbindung mit anderen Systemen im Netzwerk, zum Beispiel der Lohnbuchhaltung oder Personalverwaltung. Remote Working ist durch die Corona-Krise in vielen Unternehmen zur Normalität geworden. Klar ist jedoch, dass in Zukunft nicht alle Mitarbeiter permanent im Home-Office arbeiten werden oder wollen; vielmehr wird es auf die richtige Balance von Remote Work und Büroarbeit ankommen. Die grundlegende Herausforderung bei der weitflächigen Einführung von Remote-Working-Konzepten ist daher, dass die Nutzung der Technik genauso reibungslos und kollaborativ ist, als würden alle in der Office-Umgebung arbeiten. Deshalb spielt vor allem die nahtlose Vernetzung der Technologien und Systeme eine herausragende Rolle, um produktives Arbeiten an jedem Ort und mit jedem Endgerät zu ermöglichen. Bei der Implementierung neuer Technik und Services sollte man daher stets die gesamte IT-Infrastruktur im Blick haben. Sicherheit muss dabei integraler Bestandteil jedes Technologiekonzepts sein.
Bei der Einführung von Digitalisierungsprojekten darf man zudem die Anwender nicht vergessen: Menschen sind Gewohnheitstiere mit teils eingefleischten Arbeitsweisen, während sich diese durch die Einführung neuer Arbeitstechnik umfassend ändern. Mithilfe von Schulungen, Coaching und eines strukturierten Change-Managements können Unternehmen die Mitarbeiter unterstützen und sie dazu befähigen, effektiv mit den neuen Tools und Technologien zu arbeiten.
Ingo Wittrock ist Director Marketing bei Ricoh Deutschland, www.ricoh.de.
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