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Sechs Sicherheits-Tipps für virtuelle Meetings
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
4. Moderatorenrechte: Bildschirmfreigabe, Stummschalten und Chat-Funktion
Als Gastgeber eines Meetings kann festgelegt werden, wer Inhalte wie den Desktopbildschirm, eine Präsentation oder ein Video mit der Gruppe teilen darf. Dies lässt sich so konfigurieren, dass entweder nur der Host oder alle Teilnehmer während einer Besprechung etwas teilen können. Ist dies nur dem Gastgeber möglich, sorgt dies für mehr Sicherheit und Organisation. Andere Teilnehmer können jederzeit eine Bildschirmfreigabe per Knopfdruck beim Host anfordern. Im Anschluss daran gibt der Organisator den Präsentationsmodus für diesen Teilnehmer frei. Dadurch lassen sich unseriöse Inhalte wie Pornos im Meeting unterbinden.
Moderatoren können auch einzelne oder alle Benutzer stummschalten. So kann der Gastgeber Unruhe in einem Gespräch vermeiden oder störende Hintergrundgeräusche ausblenden. Befinden sich nicht-eingeladene Teilnehmer im virtuellen Meeting und ergreifen das Wort, kann diesen außerdem auf diese Weise schnellstmöglich das Wort entzogen werden. Gleiches gilt für den Meeting-Chat. Auch hier können die Administratoren die Funktion für die ganze Organisation oder für einzelne Benutzer deaktivieren.
Sind mehrere Hauptverantwortliche für ein Meeting in der Videokonferenz anwesend, können die Moderatorenrechte manuell auf einen anderen Nutzer übertragen werden, sodass dieser die Präsentations- und Stummschalterechte erhält.
5. Sharing-Einstellungen steuern
Nutzer haben darüber hinaus die Möglichkeit, eine Aufzeichnung eines virtuellen Meetings zu erstellen. Dies erfolgt sowohl als lokale als auch Cloud-basierte Aufnahme. Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen können Administratoren dies für eine ganze Organisation oder für einzelne Benutzer ausschalten. Diese Funktion ist auch standardmäßig von Anfang an auf AUS eingestellt. Zusätzlich gibt es eine visuelle Anzeige mit dem für Kameras üblichen roten »Record«-Symbol. Durch ein Sprachsignal wird jeder Teilnehmer außerdem in seiner jeweiligen Sprache – basierend auf den Systemeinstellungen – darauf aufmerksam gemacht, dass diese Sitzung nun aufgezeichnet wird.
Cloud-basierte Aufzeichnungen solcher Sitzungen bieten den Vorteil, dass sie im Nachhinein mit den Teilnehmern via Link geteilt werden können. Mit zusätzlichen Sicherheitseinstellungen kann die Verfügbarkeit einer geteilten URL auf nur sieben Tag begrenzt werden. Danach sind die Aufzeichnungen für Außenstehende nicht mehr einsehbar.
6. Einhaltung von Sicherheit und Datenschutz
Doch schon bei der Auswahl einer geeigneten Lösung gilt es auf bestimmte Faktoren zu achten. Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen wie TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) bei der Übertragung, AES-256-Bit-Verschlüsselung im Ruhezustand von Cloud-Aufzeichnungen, SOC2 Typ II + BSI C5-Zertifizierung, TRUSTe Verified Privacy, risikobasierte Authentifizierung sollten von jeder Videokonferenzlösung unterstützt werden. Bei ausländischen Anbietern gilt es darüber hinaus zu prüfen, ob sie DSGVO-, CCPA- und HIPAA-kompatibel sind.
- Sechs Sicherheits-Tipps für virtuelle Meetings
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