Wenn Nutzer an der Software verzweifeln
Versteckte Software-Kosten in Milliardenhöhe
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Nutzer und Software zusammenbringen
Doch selbst wenn die Software die Bedürfnisse der Nutzer und Unternehmen gut in Einklang bringt und auch reibungslos funktioniert, drohen noch weitere, meist ebenfalls schwer zu entdeckende, Stolpersteine. Vor allem, weil jede Software letztendlich nur so gut sein kann, wie ihr Nutzer. Als wichtigstes Mittel dagegen gelten gemeinhin Schulungen. Durchschnittliche mittlere bis große Unternehmen geben pro Jahr und Mitarbeiter 1.439 € für Software-Schulungen aus, von denen jeweils rund die Hälfte als Face-to-Face-Kurs und per Videotrainig absolviert wird. Der weit verbreitete Mitarbeiterfrust mit Softwarelösungen zeigt jedoch, dass der gewünschte Effekt damit bei Weitem nicht immer erreicht wird. Dabei wäre es gar nicht immer nötig, mehr Geld für Schulungen auszugeben, sondern besser bei der Auswahl der Lernmethoden einen genaueren Blick auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu werfen, wie Userlane-CEO Hartmut Hahn erklärt: „Natürlich ist es wichtig, dass Unternehmen die Defizite ihrer Software-Schulungen angehen. Wir dürfen aber auch nicht vergessen, dass eine Einheitsgröße für alle nicht funktioniert. Jeder Mensch lernt anders – und das muss sich auch in den Schulungs- und Supportangeboten der Unternehmen widerspiegeln.“ Neben klassischen Lernmethoden bieten sich hier neue Verfahren wie Digital-Adoption-Plattformen an, die Nutzern interaktive, praktische Anleitungen zur Seite stellen, die in die Software selbst eingebettet sind und somit kontextbezogenes Lernen in Echtzeit ermöglichen.
Um die Erfolgschancen der Schulungen bei einer Softwareeinführung zu verbessern, sollten zudem flankierende Maßnahmen ergriffen werden. Doch laut der Studie versucht nur etwas mehr als ein Drittel der Unternehmen, den Anwendern schon im Vorfeld und bei der Einführung die Vorteile der neuen Software auch entsprechend zu erklären. Dazu gehört die Nutzerperspektive ebenso wie die unternehmerische. So kann es die Akzeptanz etwa deutlich erhöhen, wenn den Nutzern die Sinnhaftigkeit hinter manchem als nervig empfundenen Erfordernis verdeutlicht wird. Eine weitere wichtige und dennoch oft vernachlässigte Maßnahme bei einer Softwareeinführung ist eine entsprechende Erhöhung der Kapazitäten des IT-Supports, um zeitnah und kompetent auf die zu erwartenden zusätzlichen Anfragen reagieren zu können. In der Praxis bieten diese Hilfestellung jedoch nur 29 Prozent der Unternehmen.
Einer der üblichen Kardinalfehler ist es hier, die Verantwortung für entsprechende Projekte ausschließlich der Fachabteilung oder gar der IT zu übergeben. Die kann sich zwar um die technischen Aspekte kümmern, für eine breite Akzeptanz braucht es jedoch eine entsprechende Management- und Unternehmenskultur. Sonst wird reichlich Potenzial verschenkt, im schlimmsten Fall droht gar ein „Tech Turnover“, bei dem die neu eingeführte Lösung innerhalb kurzer Zeit wieder ersetzt wird und die Aufwands- und Kostenspirale von vorne beginnt. Auch wenn in solchen Fällen gerne die Software selbst als Sündenbock herhalten muss, wären sie häufig durch eine bessere Vor- und Nachbereitung zu vermeiden.
„Aus diesen Ergebnissen geht klar hervor, dass die digitale Akzeptanz verbessert werden muss, wenn groß angelegte Software-Implementierungen erfolgreich sein sollen“, fasst Hahn die Ergebnisse zusammen. Dabei sollte beachtet werden, dass die Softwareeinführung nicht nur für die IT sondern auch für die Mitarbeiter eine Herausforderung mit sich bringt. Eine Erkenntnis, die die Digitalisierung beschleunigen und sich für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen lohnen kann, wie Hahn betont: „Wenn die Mitarbeiter Schwierigkeiten bei der Nutzung von Software haben, erzielen Unternehmen nicht den bestmöglichen Return on Investment, sondern verlieren Zeit und Geld. Mit anderen Worten: Die digitale Transformation kann nur dann wirklich erfolgreich sein, wenn die digitale Akzeptanz hoch ist. Erst dann gelingt es, die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern.“
- Versteckte Software-Kosten in Milliardenhöhe
- Nutzer und Software zusammenbringen
Lesen Sie mehr zum Thema
