IT-Projekte meistern
Das Asset Management in den Griff bekommen
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Eine grundlegende Datenbasis schaffen
Steht nun auch noch ein umfassendes IT-Projekt an, wie beispielsweise der Rollout eines neuen Betriebssystems, ist die Herausforderung groß. Genau hierin besteht aber auch die Chance, das Asset Management in den Griff zu bekommen: Ein IT-Projekt kann und sollte zum Anlass genommen werden, eine grundlegende Datenbasis zu schaffen. Die Daten sind nicht nur als Grundlage für das aktuelle IT-Projekt notwendig, sondern können darüber hinaus für den täglichen Support und sämtliche Folgeprojekte genutzt werden. Die geeignete Unterstützung bietet hierbei ein erfahrener, externer Partner. Dieser verfügt über das notwendige Know-how, die Projektmanagement Tools und die Erfahrung, um diese Sisyphusarbeit erfolgreich zu meistern.
Hat das Projektmanagement während des IT-Projekts erst einmal Licht ins Dunkel gebracht und die vielschichtigen Daten in logischen Bezug zueinander gestellt, zahlt sich die Mühe aus. Tagesaktuelle Fakten zur installierten Hard- und Software ermöglichen es, Kosten und Budgets effektiv zu planen. Welche Geräte sind im Einsatz und wo befinden sich diese? Wie sind sie ausgerüstet? Welche Software ist installiert? Sind diese Fragen beantwortet können Kosten abteilungsübergreifend weiter berechnet, Abschreibungen überwacht oder Kapazitäten und Neuanforderungen geplant werden.
Darüber hinaus geben die Daten Aufschluss über potenzielle Risiken: Schwachstellen oder mögliche Störungen können frühzeitig erkannt, minimiert oder sogar vermieden werden. Auf Basis einer gepflegten Übersicht zu vorhandenen Assets, auslaufender Hard- oder Software und erforderlichen Upgrades können zudem entsprechende Instandhaltungsstrategien wie Wartungs- oder Inspektionspläne entwickelt werden. Diese Informationen sind darüber hinaus Voraussetzung für die Planung zukünftiger Anforderungen. Beispielsweise können Standards für neue Mitarbeiter definiert und einfacher realisiert werden. Letztlich bietet eine transparente Übersicht über den kompletten und einheitlichen Datenbestand aller IT-Mittel die Möglichkeit, jederzeit die Einhaltung von Compliance-Anforderungen wie Informationssicherheit, Verfügbarkeit, Datenaufbewahrung und Datenschutz zu überwachen und darzulegen.
Ist die Datenbasis einmal vorhanden und wird nachhaltig gepflegt, bietet sie einen wirtschaftlichen Mehrwert für das Unternehmen. Werden die Daten darüber hinaus von erfahrenen Projektmanagern ermittelt und strukturiert, die sich mit Erfahrung, Fachwissen und den nötigen Werkzeugen voll und ganz auf diese Aufgabe konzentrieren, entlastet dies die eigene IT-Mannschaft. Die professionell erstellten Bezüge können anschließend zu weiteren Zwecken herangezogen werden. Das dazugehörige Controlling, die Budgetplanung, Wartungs- und Instandhaltungspläne, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und vieles mehr kann ebenfalls von externen Profis erfolgreich gehandhabt werden. Als sogenannter Managed Service können Unternehmen diese umfassende Aufgabe durch Beratungshäuser fachmännisch betreuen lassen und so ihr Asset Management nachhaltig und erfolgreich gestalten.
Jeanette Hepper ist Project Manager bei DextraData
- Das Asset Management in den Griff bekommen
- Eine grundlegende Datenbasis schaffen
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