Telefon- & Webkonferenz-Flatrates
Der einfache Weg in den virtuellen Konferenzraum
Unternehmen stehen unter einem enormen Effizienzdruck. Zeitgemäßes Konferieren benötigt daher eine geeignete Mischung aus Präsenz-, Video-, Web- und Telefonkon-ferenzen, um im Geschäft die nötige Agilität zu garantieren. Bei Web- und Telefonkonferenzen hat sich etwa durch Flatrate-Angebote der Konferenzanbieter in letzter Zeit viel getan – einstige Preis-, und Technologie-hürden sind inzwischen aus dem Weg geräumt.
Besprechungen und Konferenzen in Unternehmen haben das Ziel, die Zusammenarbeit im Sinne der Geschäftsziele bestmöglich zu koordinieren. Leider ist es in vielen Unternehmen die Konferenzkultur selbst, die dieses Ziel torpediert. Ein Hauptgrund liegt darin, dass moderne Kon-ferenztechnologien oft weit weniger genutzt werden, als es sinnvoll wäre. Nach wie vor ist das Treffen mit persönlicher Präsenz einsamer Spitzenreiter. Die virtuellen Konferenzszenarien auf Basis von Video-, Web- und Telefontechnologien sind selten fester Bestandteil der Kommunikationsstrategie – noch zu oft bleiben sie sogar komplett außen vor. Das gilt für Europa und speziell auch Deutschland mehr als für andere Teile der Welt. So schätzt die Deutsche Telekom, dass Mitarbeiter nordamerikanischer Unternehmen Telefon- und Webkonferenzen etwa sieben Mal häufiger nutzen, als ihre deutschen Kollegen. Marktanalysen des unabhängigen Forschungsinstituts Wainhouse Research geben jedoch Anlass zur Hoffnung: Laut deren Untersuchungen soll der Markt für Webkonferenzen in Deutschland bis 2017 jährlich um mehr als zehn Prozent wachsen.
Die Dringlichkeit einer solchen Entwicklung ist kaum zu unterschätzen. So lassen sich – insbesondere mit den neuen Angeboten für Telefon- und Webkonferenzen – große Teile der Wertschöpfungsprozesse vieler Unternehmen optimieren. Der Takt der Welt, und ganz besonders der der Geschäftswelt, hat mit dem Internet massiv zugelegt. Gleichzeitig haben sich die klassischen Wirtschaftsräume weitgehend aufgelöst: Fast jedes Unternehmen ist heute global zumindest sichtbar – mit allen Chancen und Risiken. Schnelle Absprachen und kurze Entscheidungswege sind vor diesem Hintergrund ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Genau das lässt sich mit Telefon- und Webkonferenzen auf einfache und effiziente Weise unterstützen. Eine sporadische Nutzung ist dabei sicher ein Anfang, ihre volle Stärke spielen diese Werkzeuge aber erst aus, wenn sie fest in die Kommunikationsstrategie des Unternehmens eingebunden und im Bewusstsein aller Mitarbeiter verankert sind. Entsprechende Flatrate-Angebote der Anbieter kommen dem nun wirkungsvoll entgegen.
Kosten klar überschaubar
Das zweite Schlüsselargument für den virtuellen Konferenzraum ist die Einsparung von Kosten. Ob ein Herunterstufen der Top-Manager von First- auf Business-, oder gar Economy-Class der richtige Weg ist, sei dahingestellt. Über Telefon- und Webkonferenzen lassen sich teure und nicht zuletzt oft auch beschwerliche Geschäftsreisen in vielen Fällen komplett vermeiden. Neben den Reisekosten fließen auch die eingesparten Reisezeiten aller Teilnehmer sowie der Wegfall der Kosten für den Konferenzraum inklusive Verpflegung ins Kalkül. Ein direkter Vergleich der Kosten und Zeitinvestitionen zeigt die Einsparungspotenziale schon ohne die Raumkosten: Für eine zweistündige Besprechung in Berlin beispielsweise sollen zwei Teilnehmer mit dem Zug aus München anreisen, ein Teilnehmer mit dem Auto aus Düsseldorf und ein Teilnehmer mit dem Flugzeug aus London. Auf Basis der gängigen Preise würden für dieses Meeting 1.050 Euro an Reisekosten anfallen. Die Addition der gängigen Reisezeiten ergibt insgesamt etwa 29 Stunden. Die Gesamtkosten, die zum Beispiel bei einer Telefon- und Webkonferenz-Flatrate für bis zu fünf Teilnehmer bei der Telekom monatlich anfallen, liegen bei 74,95 Euro. Die reine Kostenersparnis in diesem Monat bei nur einem einzigen Meeting läge in diesem Beispiel bei 975 Euro, der Gewinn an Arbeitszeit bei rund 27 Stunden.
Selbst wer nur einmal im Monat drei Mitarbeiter an seinem Hauptsitz zusammen bringen will und nur einer von diesen nicht am Bestimmungsort wohnt, erzielt bei der erwähnten Konferenz-Flatrate bereits einen finanziellen und zeitlichen Gewinn. Hinzu kommen Umweltaspekte, die für Unternehmen und ihr öffentliches Image immer wichtiger werden. Die Verbesserung der CO2-Emissionen gehört für verantwortungsbewusste Manager zu den Unternehmenszielen. Auch Marketingabteilungen sind dankbar, entsprechende Bestrebungen in ihren Infoblättern und Broschüren publikumswirksam ausarbeiten zu können. Und vielleicht sind dann am Ende für die verbliebenen persönlichen Treffen doch wieder Komfortklassen drin – für die Stimmung und Motivation der Mitarbeiter sicher kein ganz unwesentlicher Punkt.
- Der einfache Weg in den virtuellen Konferenzraum
- Flatrate für Flexibilität
- Pünktlichkeit ist ein entscheidender Faktor für Erfolg
Lesen Sie mehr zum Thema
