Telefon- & Webkonferenz-Flatrates
Der einfache Weg in den virtuellen Konferenzraum
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Flatrate für Flexibilität
Jedes Unternehmen agiert anders, daher ist auch der Bedarf an Telefon- und Webkonferenzen nur schwer im Voraus zu planen. Eine Flatrate bietet hier ein hohes Maß an Sicherheit bei der Kostenkalkula-tion. Schon ab zwei Telefonkonferenzen im Monat lohnt es sich, einen Flatrate-Vertrag abzuschließen, denn mit der monatlichen Flatrate belaufen sich die Kosten der Telefonkonferenz, zum Beispiel bei der Telekom, auf konstante 59,95 Euro. Steigt die Teilnehmerzahl, die Dauer oder die Häufigkeit der Konferenzen, erhöht sich die Einsparung, die der monatliche Festpreis mit sich bringt. Der Preis bleibt immer gleich, egal ob zehn, 15 oder mehr Stunden für Telefon- und Webkonferenzen aufgesetzt werden. Lediglich die Anzahl der im Festpreis inkludierten Teilnehmer wird bei der Auswahl der bevorzugten Flatrate-Variante vorab festgelegt. Aber selbst wenn diese Kapazität einmal nicht ausreichen sollte, können sich jederzeit weitere Teilnehmer gegen einen kleinen Pauschalbetrag in die Konferenz einwählen.
Telefon- und Webkonferenzen in der Praxis
Bei Telefon- und Webkonferenzen handelt es sich um Dienste, die bei einem Provider bestellt werden können. Als „Cloud-Videoconferencing“ gibt es solche Provider-Angebote inzwischen auch relativ kostengünstig für die klassische Videokonferenz. Der Ansatz zielt jedoch von der technischen und preislichen Ausgestaltung nach wie vor mehr auf die Oberklasse. Die Nutzung einer Telefon- oder Videokonferenz läuft über ein beliebiges (auch mobiles) Telefon, beziehungsweise über ein beliebiges internetfähiges Gerät. In jedem Fall handelt es sich um Standardgeräte, die ohnehin am Arbeitsplatz stehen beziehungsweise Mitarbeiter ohnehin mit sich führen.
Die Teilnahme an einer Webkonferenz ist sehr einfach – lediglich zur vereinbarten Zeit den meist per E-Mail erhaltenen Link im eigenen Browser anklicken, und schon geht es los. Je nach Ausstattung der Teilnehmer stehen für die Verbindung ein Ton-, ein Video- und ein Datenkanal zur Verfügung. Über letzteren lassen sich auch elektronische Dokumente gemeinsam betrachten und bearbeiten, oder untereinander austauschen. Salopp gesagt, geht es um eine Datenkonferenz mit Videounterstützung. Bei der Telefonkonferenz läuft es ähnlich, nur eben rein akustisch: Hier ruft jeder Teilnehmer zur angegebenen Zeit die Telefonnummer (das können auch für Teilnehmer kostenfreie 0800-Nummern sein) des virtuellen Konferenzraums an. Sobald der Initiator der Konferenz sich ebenfalls eingewählt hat, können alle Teilnehmer miteinander sprechen. Bis dahin legt das System die anderen Teilnehmer in eine Warteschleife mit entsprechendem Ansagetext. Eventuelle Nachzügler werden in einer laufenden Konferenz durch einen Signalton angekündigt. Diese unkomplizierte Handhabung macht Telefon- und Webkonferenzen so interessant, denn auch Tablets und Smartphones – und damit auch alle Personen, die gerade nicht an ihrem Arbeitsplatz sitzen, sind damit erreichbar. Idealerweise sollte der mobile Teilnehmer darauf achten, ein WLAN für den Internetzugang zur Verfügung zu haben.
- Der einfache Weg in den virtuellen Konferenzraum
- Flatrate für Flexibilität
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