Enterprise Content Management
Der kleinste Baustein der Digitalisierung
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Weitere Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Digitalisierung
2. Transparenter, digitaler Postkorb
Die Notwendigkeit und den Nutzen eines digitalen Posteingangs haben viele Unternehmen bereits erkannt: Eine aktuelle Bitkom Research-Studie zeigt, dass fast jedes zweite deutsche Unternehmen Papierpost gänzlich abschaffen will. Um der steigenden Anzahl an E-Mails gerecht zu werden, hat bereits ein Viertel der mittelständischen Unternehmen in Deutschland seinen Posteingang digitalisiert. Die eingehende Post wird dafür bei Erhalt gescannt, dabei durch eine automatisierte OCR-Texterkennung festgelegten Themen zugeordnet, mit Meta-Daten versehen und schließlich in einem digitalen Postkorb abgelegt, von wo aus die Mitarbeiter die Dokumente ziehen und weiterverarbeiten können. Auch E-Mails und Faxe lassen sich in einem solchen System pflegen und verarbeiten. Durch eine revisionssichere Protokollierung aller Bearbeitungsschritte erhöhen sich die Transparenz und die Auskunftsfähigkeit der Sachbearbeiter. Bearbeitungszeiten werden deutlich reduziert und unnötige Kosten vermieden. Ein solches zentrales „Postbuch“ unterstützt damit letztlich auch die termingerechte Abarbeitung der eingehenden Unterlagen und Anfragen.
3. Personalarbeit verschlanken mit elektronischen Personalakten
Während viele Unternehmen heute bereits ihre Personaldaten über das SAP-Modul HCM managen, dort ihre Daten erfassen und auch archivieren, fehlt es doch an wichtigen Funktionen, um die Personalabteilung sinnvoll zu digitalisieren sowie den Aktenbestand zu vereinheitlichen und zu konzentrieren. Dazu sind beispielsweise eine aktenübergreifende Volltextsuche in digitalen Akten und die Möglichkeit, Termine und Wiedervorlagen anzulegen, erforderlich. Dies lässt sich mit einer elektronischen Personalakten-Lösung umsetzen, die über eine Schnittstelle mit einem vorhandenen SAP-System verknüpft wird. Nur so sind alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verfügbar und können auch entsprechend festgelegter Lese- oder Schreib-Berechtigungen mit Filialleitern und Führungskräften geteilt oder Mitarbeitern zur Einsicht bereitgestellt werden. Darüber hinaus lassen sich Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen oder Anstellungsverträge automatisiert im ECM erstellen und speichern, der Umweg über ein Textverarbeitungsprogramm entfällt. So lässt sich die Personalarbeit übersichtlich und standortunabhängig organisieren. Um auch solche digitalen Dokumente, die keinem Mitarbeiter zugeordnet werden können oder dürfen, sicher zu speichern, lohnt sich außerdem eine zusätzliche Arbeitgeberakte.
Neben den hier genannten Beispielen für erste Digitalisierungsprojekte bieten sich auch weitere Unternehmensbereiche für den Einstieg in die digitale Transformation an, wie etwa die Buchhaltung oder auch die Einführung (abteilungs-)übergreifender Collaboration-Tools. Gerade Mittelständler sollten sich dabei immer die Frage stellen: Welcher Bereich profitiert – gemessen an den notwendigen Investitionen – am meisten von digitalisierten Prozessen und wie gut lassen sich Folgeprojekte daran anknüpfen?
- Der kleinste Baustein der Digitalisierung
- Das ECM als Türöffner der Digitalisierung
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- Die wichtigste Entscheidung bei der technischen Umsetzung: Cloud vs. On-Premise
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