Enterprise Content Management
Der kleinste Baustein der Digitalisierung
Fortsetzung des Artikels von Teil 3
Die wichtigste Entscheidung bei der technischen Umsetzung: Cloud vs. On-Premise
Hat sich ein Unternehmen für die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems entschieden, so steht es häufig vor der Entscheidung, ob es diesen Dienst online aus der Cloud nutzen oder die Lösung auf den eigenen Servern im Haus installieren will. Während beide Modelle ihre Vor- und Nachteile haben, spricht vor allem für Digitalisierungs-Anfänger vieles für die Cloud. Sie ermöglicht einen einfacheren, kostengünstigeren Einstieg: Die IT-Abteilung muss kein neues System auf den Servern implementieren, sondern die Lösung steht schnell und unkompliziert über eine Internetverbindung bereit – eine große Kostenersparnis. Zudem kann die Lösung auch außerhalb des Büros jederzeit genutzt werden und kommt so flexiblen Arbeitsmodellen entgegen. Es hat sich auch gezeigt, dass mehrere Cloud-Anwendungen sich leichter zu neuen Lösungen verknüpfen lassen als On-Premise-Anwendungen. Beispielsweise kann aus einer Lösung zur Dokumentenerkennung und einem Workflowsystem kosteneffizient ein Rechnungseingangsworkflow kreiert werden – wovon vor allem mittelständische Unternehmen profitieren, die nicht in eine gänzlich neue Lösung investieren wollen. Bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung sollten Unternehmen jedoch stets auf die notwendige Datensicherheit achten und prüfen, dass der Cloud-Provider den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien verpflichtet ist.
Papierloses Büro dank ECM?
Auch wenn das papierlose Büro immer wieder beschworen wird, dauert es wohl noch lange, bis es sich tatsächlich durchsetzt. Die Rechtssicherheit von digitalen Dokumenten ist bisher noch nicht befriedigend geklärt, was heutzutage teils noch eine doppelte Aktenführung verlangt. Um vor Gericht notfalls die entsprechenden Beweise vorlegen zu können, sollten die wichtigsten Dokumente, die beispielsweise notariell beglaubigt sind, zusätzlich auch in Papierform aufbewahrt werden. So bleibt ein gänzlich papierloses Büro mittelfristig nicht zuletzt auch aufgrund des gewohnten Umgangs mit Papier und der Angst, die Kontrolle zu verlieren, eine Wunschvorstellung. Da der Gesetzgeber sich dieser Problematik aber inzwischen angenommen hat, ist zu hoffen, dass sich das Verständnis dessen, welche Bedeutung die Digitalisierung für Unternehmen hat, in naher Zukunft ändern wird. Unabhängig davon beschleunigt ein ECM bereits heute die operativen Prozesse und Arbeitsabläufe nachhaltig und bestimmt als ein Teil der Digitalisierung immer mehr die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.
Für viele Unternehmen ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems daher der erste Schritt auf diesem Weg. Aufgrund der vergleichsweise unkomplizierten Umsetzung und der trotzdem maßgeblichen Effizienzgewinne entwickeln diese Projekte eine große Zugkraft, sodass Unternehmen häufig und schnell andere Lösungen folgen lassen. Einem digitalisierten Unternehmen steht dann nichts mehr im Wege.
Matthias Kunisch ist Geschäftsführer von Forcont Business Technology
- Der kleinste Baustein der Digitalisierung
- Das ECM als Türöffner der Digitalisierung
- Weitere Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Digitalisierung
- Die wichtigste Entscheidung bei der technischen Umsetzung: Cloud vs. On-Premise
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