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Serie Unified-Communications

Faxserver - unverzichtbar wie eh und je

7. November 2012, 11:12 Uhr | Bert Mittelstedt, Produktmanager bei Ferrari Electronic

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

Benutzerschnittstelle: Exchange und Lotus-Notes

Auf dem Desktop des Endanwenders bildet meist ein Mail-Client, wie Outlook oder Lotus-Notes, die Benutzerschnittstelle. Der Anwender gibt beim Faxversand die Faxnummer mit der Domäne des eigenen Faxservers ein, zum Beispiel +493328455960@fax.firma.de oder, je nach Konfiguration, auch nur die Nummer. Die Verbindung wird anschließend über den Exchange- Server so geroutet, dass diese Mail zum Faxserver gelangt. Der empfängt die Nachricht inklusive aller Anhänge, wandelt sie und alle angehängten Dokument-Formate - zum Beispiel PDF, Word, Excel, PPT - in ein Fax um und schickt das Ganze gebündelt an die ISDN- oder IP-Schnittstelle weiter.

Neben der Benutzung aus dem E-Mail- Client ermöglicht ein eigener Druckertreiber den Benutzern, aus Anwendungen ein Fax zu schicken, die von Haus aus kein Fax unterstützen, zum Beispiel Word, Excel oder Grafikprogrammen. Es gibt aber noch weitergehende technische Möglichkeiten für die Integration elektronischer Faxsysteme. ERP-Lösungen (Enterprise-Ressource-Planning), CRM-Lösungen (Customer-Relationship-Management) oder DMS-Lösungen (Document-Management-System) können nach entsprechender Anbindung ebenso Faxe versenden. Viele SAP-Anwender verschicken auf diese Weise direkt aus dem System heraus verbindliche Angebote oder Bestellungen und beschleunigen so ihre Prozesse. Im Logistikbereich ermöglicht der Faxserver vollautomatische Nachbestellungen, wenn zum Beispiel ein bestimmtes Ersatzteil nicht mehr in ausreichender Menge vorrätig ist. Darüber hinaus können empfangene Dokumente anhand der Durchwahlnummer automatisch in zugehörige Prozessabläufe einfließen und zum Beispiel Kundenanfragen in das CRM-System eingebettet werden.

In Exchange-Umgebungen ist die Installation ohne Schema-Erweiterung möglich, und die Benutzerverwaltung läuft komplett über das Active-Directory. Unter Lotus-Domino ist auf dem Domino-Server keine Installation nötig und auch eine Änderung an Datenbanken ist nicht erforderlich. Die Benutzerverwaltung findet hier im Personendokument des öffentlichen Adressbuches statt. Die für E-Mail aufgebauten Routinen wie Back-up, Archivierung und Ausfallsicherheit gelten für Fax automatisch mit, ohne dass sich der Administrator darum kümmern muss. Da die Lösung tief in den Mail-Server integriert ist, funktioniert das System genauso mit Client-losem E-Mail, wie etwa mit Outlook-Web-Access oder Domino-Web-Access oder dem Abruf von Mail und Fax über das Smartphone.

Officemaster ist genaugenommen auch mehr als ein Faxserver. Neben Fax verbindet Officemaster die beiden Kommunikationswege SMS und Voicemail mit den E-Mail-Systemen und anderen Systemen zu einer Unified-Messaging-Lösung mit einer einheitlichen Oberfläche, Zugriffsmethode, Nachrichtenspeicherung, Benutzerverwaltung und Administration. Durch die Benutzung der vorhandenen Infrastruktur für die Speicherung und Konfiguration der Anwenderdaten wird nicht nur der Zugriff auf diese asynchronen Dienste vereinheitlicht, sondern auch der gesamte administrative Zugang über bekannte Wege gewährleistet.