Startseite > Office & Kommunikation > Für alle Unternehmen relevant

E-Rechnung

Für alle Unternehmen relevant

11. Oktober 2018, 11:44 Uhr | Sabine Narloch

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

"Die Umstellung auf digitale Rechnungsstellung wird nicht an der Verwaltungstüre enden."

funkschau: Für größere Unternehmen mag die Umstellung leicht zu stemmen sein, wie sieht das bei kleinen Unternehmen aus?

Nordmann: Der § 14 Abs. 1 UStG stellt verschiedene Anforderungen an die Erstellung einer E-Rechnung: Die Echtheit der Herkunft der Rechnung muss gewährleistet sein. Das bedeutet, die Identität des Rechnungsausstellers muss zweifelsfrei feststehen. Die Unversehrtheit des Inhalts ist elementar. Das bedeutet, die gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Schließlich ist die Lesbarkeit grundlegend.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen innerbetriebliche Kontrollprozesse installieren, die unter Umständen von den Kunden auch überprüft werden können. Doch gerade diese Zusammenarbeit kann meines Erachtens ein wichtiges Instrument der Kundenbindung werden, denn es ist nicht vorstellbar, dass Kunden bei Implementation derart qualifizierter Prozesse „mal eben“ den Lieferanten wechseln.
Organisatorische Notwendigkeiten zur Einführung von E-Rechnungen, die von kleinen Unternehmen nicht eingehalten werden können, gibt es nicht. Es ist Sache des Unternehmens, die innerbetrieblichen Prozesse zu gestalten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Allerdings bedingt der Prozess der E-Rechnung von allen Unternehmen – auch den kleinen Unternehmen und der Verwaltung – eine höhere Strukturierung der Arbeitsabläufe insgesamt.

funkschau: Bei Verstößen gegen die EU-DSGVO drohen Strafen in Millionenhöhe. Was passiert, wenn man nach dem Stichtag keine E-Rechnung an einen Rechnungsempfänger auf Bundesebene stellt?

Nordmann: Nach den festgelegten Stichtagen für E-Rechnungen an die entsprechenden Empfänger wird keine Papierrechnung mehr anerkannt werden. Davon müssen Unternehmen ausgehen und sich darauf einstellen. Übrigens haben die elektronischen Anforderungen auch Auswirkung auf die Angebotsabgabe im Vorfeld!

funkschau: Wenn Unternehmen sagen, sie würden ohnehin nicht mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, brauchen sie dann die E-Rechnung auch nicht einzuführen?

Nordmann: Aus meiner Sicht werden sich E-Rechnungen als Wettbewerbsvorteil auch in der Privatwirtschaft erweisen, insbesondere, da hiermit eine Prozessökonomisierung einhergeht. Schon heute erhöhen Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit durch eine ISO-Zertifizierung. Den gleichen Effekt sehe ich auch bei der E-Rechnung. Ein höherer Organisationsgrad ist bei Unternehmen immer von (Wettbewerbs-)Vorteil, auch international.

funkschau: Was raten Sie Unternehmen, die auf E-Rechnungsstellung umstellen möchten?

Nordmann: Viele mittelständische Unternehmen lassen ihre Bilanzen schon jetzt entweder pflicht- oder freiwillig prüfen. Es ist zu überlegen, ob die eingeführten innerbetrieblichen Kontrollverfahren in diesen Prozess nicht explizit mit einzubeziehen sind, um die Attraktivität des Unternehmens zu erhöhen. In jedem Fall rate ich jedem Unternehmen, sich über den Fortgang der E-Rechnungen stets auf dem Laufenden zu halten und die richtigen Schlussfolgerungen für die eigene Firma zu ziehen. Vielleicht gibt es zu diesem Thema auch einmal eine Vorstands- oder Geschäftsführungssitzung.