Technische Voraussetzung für Unified-Communications sind echtzeitigfähige IP-Netze und leistungsfähige Kommunikationsplattformen sowie eine leistungsstarke Software, die im Netz die Sprachkommunikation zur Verfügung stellt und dabei auf beliebigen qualifizierten Servern oder dedizierten Hardware-Plattformen betrieben werden kann. In Abhängigkeit von der Unternehmensgröße muss die Software einer Vielzahl von Teilnehmern und Standorten die gleichen Dienste und Funktionen für die Kommunikationsanwendungen zur Verfügung stellen können. Elementar für die Integration heterogener Kommunikationswelten zu durchgängigen UC-Lösungen sind außerdem offene Standards, denn nur sie garantieren die Interoperabilität unterschiedlicher ITK-Systeme.
Grundsätzlich bestehen zwei Möglichkeiten der UC-Implementierung: netzwerkbasiert oder softwarebasiert:
Microsoft oder Cisco haben sich für UC-Lösungen auf Software-Basis entschieden und ein Portfolio aus vielen separaten Kommunikationsfunktionen erstellt, die über gemeinsame Dienste verbunden werden. Es wird eine umfassende Gruppe von Clients, Servern, Diensten und Geräten verwendet, um unter anderem E-Mail, Geräteverwaltung, Unified-Messaging, Anwesenheit und Sofortnachrichten sowie Audio-, Video- und Webkonferenzen zur Verfügung zu stellen. Endbenutzer erhalten so bekannte Tools in einer unternehmenskonformen, skalierbaren und leicht zu verwaltenden Architektur auf Software-Basis.