Digital Workplace
Mehr Büro für weniger Kosten
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Schwachstellen identifizieren
Die gute Nachricht vorweg: Ein Smart Office ist kein Büro, das mit viel teurer Technik vollgestellt ist. Vielmehr schafft es eine Arbeitsumgebung, in der intelligente Workplace-Management-Lösungen bereitgestellt werden, um genau die Herausforderungen zu bewältigen, vor denen KMUs häufig stehen. Ein bewährter Einstieg in den digitalen Arbeitsplatz sind Lösungen, die miteinander verknüpfte Geräte steuern und Prozesse automatisieren. Betriebe, die über ein geringes Budget verfügen, sollten damit beginnen, die kritischen Aspekte am Arbeitsplatz zu identifizieren, die auch als solche von Mitarbeitern und dem Unternehmen wahrgenommen werden. Die Regel lautet: Nur in Technologien investieren, die diese Schwachstellen beseitigen oder verbessern können. So werden knappe finanzielle Ressourcen nicht für Tools eingesetzt, die keiner nutzt. Wenn Besprechungsräume im Unternehmen zwar gebucht sind, aber niemand sie nutzt, lohnt es sich, eine Lösung zur Raumoptimierung in Erwägung zu ziehen.
Investiert werden kann in neue Endgeräte, aber auch in Sicherheit und Datenschutz sowie in die Vernetzung der Anwendungen. Doch auf dem Einkaufszettel des Mittelständlers muss nicht gleich eine komplexe Lösung stehen, wenn nur bestimmte Funktionen zum Einsatz kommen sollen. Die Anforderungen von Unternehmen an Tools sind unterschiedlich, insbesondere in Betrieben, die bislang kaum Erfahrungen mit digitalen Anwendungen gemacht haben. In der Praxis eignet sich oftmals eine schrittweise Einführung, die eine modular aufgebaute Technologie-Plattform möglich macht.
Sobald definiert ist, welche Aufgaben und Prozesse mit der neuen Technologie verbessert werden sollen, beginnt die Marktrecherche. Wer sich einen Überblick über Anbieter und ihre Workplace-Management-Lösungen verschafft, findet auch die geeignete Technik für sein Unternehmen – zu guten Konditionen. Mieten statt kaufen ist eine Option, durch Cloud-Computing profitieren Unternehmen beim digitalen Arbeitsplatz von Skalierbarkeit und überschaubaren fixen Kosten.
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