Informationsmanagement
Richtig dokumentiert
Die Umstellung auf das papierlose Büro geht nicht von heute auf morgen. Zumal es mit dem reinen Scannen von Papier-Dokumenten noch nicht getan ist.
Digitalisierung ist längst im Informationsmanagement angekommen. Inhalte werden durch Künstliche Intelligenz und Machine Learning analysiert, Informationen zusammengefasst und in der Cloud gespeichert. Damit ist effizienteres Arbeiten möglich, umständliches Suchen erübrigt sich oftmals.
Doch um diesen Prozess so umfassend wie möglich zu gestalten, müssen sich viele Unternehmen und Organisationen zuerst vom Papier trennen. Ausgedruckte Informationen lassen sich nur mit großem Aufwand indizieren und sind meist an nur einem Ort verfügbar. Die Umstellung auf das papierlose Büro gleicht jedoch der Digitalisierung: Sie ist ein komplexes Vorhaben, das einer gründlichen Planung und entsprechender Lösungen bedarf.
Zur Verfügbarkeit verpflichtet
Der Gesetzgeber schreibt Unternehmen eine Dokumentationspflicht vor. Das gilt für alle relevanten Verarbeitungstätigkeiten der letzten zehn Jahre. In Anbetracht der Menge an Buchungen, Rechnungen oder Kommunikation, die in diesem Zeitraum zusammengekommen ist, benötigen selbst kleinere Betriebe praktisch ein eigenes Archiv. Daher setzen viele Unternehmen auf eine durchgehende elektronische Dokumentation. In der Praxis gestaltet sich diese so, dass in den Abteilungen Scanner an ausgewählten PCs angeschlossen sind oder es einen zentralen Scanner gibt, der die Dateien auf USB-Sticks ausgibt. Der Ansatz ist nicht sonderlich praktikabel. Arbeitsplatzrechner, die einem Mitarbeiter zugeordnet sind, bedingen meistens, dass diese Person auch anwesend ist, um die Scans anschließend am richtigen Ort auf dem Server abzulegen.
Eine automatisierte Übermittlung in die Cloud findet derzeit hingegen nur selten statt. So wird die notwendige Erfassung von Dokumenten oft auf einen Zeitraum verschoben, während dem keine dringenden Aufgaben zu erledigen sind. Meistens sammelt sich bis zu diesem Termin ein großer Stapel an Papieren an, bevor Mitarbeiter die Zeit zum Scannen finden. Der Weg über den USB-Stick ist dabei aber oftmals keine Alternative. Abgesehen davon, dass irgendwann unzählige Speichermedien mit den unterschiedlichsten Scans im Unternehmen kursieren, kann bei vertraulichen Dokumenten kein Datenschutz mehr gewährleistet werden. Neben der Ausgabe auf einem USB-Stick ist – und nur bei korrekter Konfiguration – auch die Ausgabe auf dem Server in eines der unzähligen Unterverzeichnisse möglich. Aber wer möchte hier schon wichtige Daten speichern?
Bei Betrachtung der teilweise improvisierten oder gar abenteuerlichen Alternativen sollten Unternehmen – auch im Sinne des Datenschutzes und der Datensicherheit (DSGVO) – auf professionelle und effiziente Ansätze achten. So kann eine Dokumentenerfassung mit entsprechenden Scannern direkt in ein Dokumentenmanagementsystem erfolgen. Vertraulichkeit gewährleistet diese Lösung gegebenenfalls über eine Authentifizierung direkt am Gerät. So stellt eine berechtigte Person den Scan ihres vertraulichen Dokuments vom eigentlichen Erfassungsvorgang bis zur Ablage und Rechteerteilung an Dritte sicher. Selbstverständlich sollte diese Lösung auch die Basics eines guten Scanners abdecken. Dazu gehören ein großes Seiteneinzugsvolumen und die Erkennung einzeln gehefteter, gefalteter oder gebundener Seiten.
Dokumentenerfassung muss jedoch nicht immer an einem Scanner im Büro erfolgen. Oft ergibt sich die Situation, beispielsweise bei Geschäftsreisen, Belege oder Dokumente von unterwegs einscannen zu müssen. Hier kommen mobile Endgeräte zum Zuge. Über die Kamerafunktion erfassen sie Unterlagen und die Kamerafunktion bietet mitunter auch eine dafür ausreichende Auflösung. Die Anbindung der Mobilgeräte kann dann bei entsprechenden Lösungen über die App des Dokumentenmanagementsystems erfolgen.
Server im Zentrum des Geschehens
Damit die Dokumente an einem zentralen Punkt zusammengefasst werden können, kommen Managementserver zum Einsatz. Diese sind mit den lokalen Servern verbunden und nutzen das Authentifizierungssystem des Anwenders. So erübrigt sich eine getrennte Nutzerverwaltung, was wiederum der Sicherheit und dem Datenschutz zugutekommt. Managementserver verwalten darüber hinaus die Durchführung, Verwaltung und Statusüberprüfung der Scans.
Die Masse an Gedrucktem, die Notwendigkeit einer schnellen Überprüfung und nicht zuletzt die gesetzlichen Vorgaben zeigen, dass Papier allein längst kein gangbarer Weg mehr ist. Und das nicht nur, weil die Suche nach Informationen wertvolle Personalzeit bindet, die sich besser in andere Aufgaben investieren lässt. Vielmehr laufen Unternehmen weniger Gefahr, Dokumente und damit Informationen zu verlieren. Aus diesem Grund sollte Digitalisierung auch in diesem Umfeld in jedermanns Interesse sein.
Wilhelm Gassner ist Director International Sales bei PFU (EMEA)
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