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Special: Von der Kommunikation zur Kooperation

19. Juli 2010, 14:04 Uhr | Markus Kien

Effiziente Kommunikation gilt als unabdingbare Voraussetzung für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit. Doch welchen Mehrwert bietet Unified Communications und Collaboration (UCC), und wo liegen Stolpersteine?

Von Dr. Ludwig Zink

Neben den fachlichen Anforderungen wächst die Bedeutung der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit (Collaboration) zwischen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern. Denn an den meisten Projekten arbeiten unterschiedliche Teams mit, oft sogar an verschiedenen Standorten oder gar in anderen Zeitzonen. Experten beschreiben das Hauptproblem dabei als fehlende „Awareness“, also das Wissen darüber, was die anderen Mitarbeiter gerade machen. Reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens entwickelt sich so zum entscheidenden Erfolgsfaktor.

Schon heute kommunizieren die meisten Unternehmen viel und umfassend, leider aber auch oft unnötig und an den Bedürfnissen der Beteiligten vorbei. Im Einsatz sind Telefonie, Video-Telefonie, E-Mail, Instant Messaging, Fax, Brief, SMS/MMS, Portale, Wikis, Telefon-, Video- sowie Web- Konferenzen, Chats und Blogs. Außerdem haben die Unternehmen Softphones am Laptop, Blackberrys, dazu die klassischen Telefone und natürlich Handys. Die Anzahl der Kommunikationsmedien, -Geräte und -Kanäle steigt sogar immer noch, trotzdem sinkt die von allen geforderte Erreichbarkeit. UCC soll dieses Kommunikationsdilemma auflösen.

Doch was steckt genau dahinter? UCC beschreibt die Integration unterschiedlicher, für Kommunikation und Zusammenarbeit genutzter Techniken in eine einheitliche Strategie. Beispiel Erreichbarkeit: Egal, ob ein Mitarbeiter im Büro arbeitet, beim Kunden sitzt oder einen Tag im Home-Office verbringt, für die Erreichbarkeit darf das keinen Unterschied machen. Heute muss man dafür oft noch mit mehreren Telefonnummern jonglieren, bei UCC gibt es nur noch eine Nummer, die dann entsprechend geroutet beziehungsweise weitergeleitet wird.

Aber Vorsicht: UCC sollte nicht heißen, dass man regelmäßig mitten in der Nacht von einem Kollegen aus einer anderen Zeitzone aus dem Bett geklingelt wird. Im Gegenteil, ein funktionierendes Verfügbarkeits-Management (Presence) gehört zu UCC dazu. Man muss am nächsten Morgen nicht mehr drei Anrufbeantworter abhören (zu Hause, mobil, Büro), sondern nur noch einen. Und alle E-Mails, Voice-Mails und Faxe laufen in nur einer Mailbox an – das spart Zeit und Nerven.

Für die Mitarbeiter in einem Unternehmen mit ausgefeilter UCC-Strategie bedeutet das, dass sie zwar immer noch schnell, zielorientiert und flexibel sein müssen, dass die Kommunikationsmittel sie dabei aber unterstützen und nicht bremsen.