Auf den Schutz der Daten legen Bund und Länder großen Wert. „Videokonferenzen werden grundsätzlich innerhalb des Bundes über die NdB hergestellt“, sagt Daniil Kushnerovich, Sprecher des Bundesinnenministeriums. Dies basiere auf Systemen, die den hohen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz innerhalb der Bundesverwaltung entsprächen. Allerdings stellt sich hier die Frage, warum einige Ministerien ausgerechnet Systeme nutzen, die Sicherheitslücken aufweisen. Andere Ministerien wiederum schenken solchen Systemen kein großes Vertrauen. Das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit beispielsweise nutzt das am meist verwendete “Cisco”-System nur hausintern und verweist dabei auf die Datensicherheit.
Nach eigener Auskunft sehen sich die Ministerien in Bund und Länder aufgrund folgender Maßnahmen zur Wahrung des Datenschutzes gut aufgestellt:
Videokonferenzen werden mit entsprechenden Verschlüsselungsverfahren (u.a. End-to-End), unter Berücksichtigung der Vorgaben und Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eingesetzt. Administratoren haben während der Konferenz keinen Zugriff.
Die Sicherheit wird durch das Management des NdB (Netze des Bundes) sichergestellt. Hier müssen sich externe Teilnehmer authentifizieren, bevor eine Verbindung erfolgen kann.
Hochsensible Inhalte werden nicht über Videokonferenzsysteme besprochen.
Zur Anwendung kommen nur Systeme und Netzinfrastrukturen, die der Datenschutzgrundverordnung entsprechen. Dies gilt auch für private Dienstleister mit eigener zentraler IT-Infrastruktur.
Kein (externer) Zugang/Zugriff aus dem Internet auf die eingesetzten Videokonferenzsysteme.
Die Organisatoren von Videokommunikation sind angehalten, darauf zu achten, dass nur bekannte Teilnehmer an der Konferenz beteiligt werden.
Einsatz von Systemen, die aufgrund ihrer technischen Konfiguration die Videokommunikation lediglich die Einstufung "Verschlusssache - Nur für den Dienstgebrauch" (VS-NfD) erlauben.
Zugangsdaten werden für jede virtuelle Besprechung gesondert erstellt und nur an die Teilnehmer versendet.