Digitale Dokumentenverwaltung
Weniger Papier, mehr Zeit
Wie digital ein Unternehmen arbeitet, mag sich auch daran ausmachen lassen, wie alltäglich Papier-Dokumente dort noch sind. Doch die digitale Dokumentenverwaltung kann auch dabei helfen, Zeit einzusparen, wie eine aktuelle Studie von Kyocera ergab.
Ausdrucke auf Papier sind in vielen Büros nach wie vor gang und gäbe. Zwar hätten laut der Studie im Auftrag von Kyocera Document Solutions 44 Prozent der befragten Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet oder haben diese bereits umgesetzt, 56 Prozent stehen bei der Umsetzung aber noch am Anfang. Und in beinahe jedem vierten Unternehmen wird das papierlose Büro demnach noch nicht einmal diskutiert. Dabei hänge der Digitalisierungsgrad mit der Unternehmensgröße zusammen: So stellt Pascal Seifert, Direktor Marketing Kyocera Document Solutions, fest: „Die Umfrage zeigt, dass vor allem kleine und mittlere Unternehmen einen hohen Bedarf bei der Optimierung ihrer Dokumentenprozesse haben.“
Insgesamt funktioniert der Erhalt, die Weitergabe und Ablage von Dokumenten beziehungsweise Informationen in den Büros in Deutschland und Österreich überwiegend papierbasiert. So gab knapp jeder vierte Befragte (22 Prozent) an, Dokumente primär oder sogar ausschließlich in Papierform zu erhalten.
Auf die Gemütslage scheint sich ein papierloses Büro positiv auszuwirken: Überwiegend digital arbeitende Angestellten, seien laut Umfrage mit den damit verbundenen Workflows wie der Suche, Freigabe oder Ablage zufriedener als solche, die Dokumente analog bearbeiten. Vier von zehn Befragten wünschen sich demnach Tools oder Lösungen, die die Suche bzw. Archivierung von Dokumenten zeiteffizienter gestalten. So wurde gefragt: „Wie viel Zeit pro Tag würden Sie durch optimale Lösungen zur Dokumentenverwaltung einsparen?“ Unter einer Stunde gaben 36 Prozent der Befragten an, 41 Prozent schätzen die Zeiteinsparung auf ein bis zwei Stunden, 16 Prozent auf zwei bis drei Stunden. Zeit, die sich mit produktiveren Tätigkeiten füllen ließe.
Zur Methodik: Bei der webgestützten Umfrage von Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions wurden 1.441 Büroangestellte in mittelständischen Unternehmen (20 bis 500 PC-Arbeitsplätze) zum Status ihrer Dokumentenprozesse befragt. Die Befragung erfolgte im Juli 2020.
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