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Unified-Communications

Wissen konzentriert bereitstellen

25. August 2011, 15:52 Uhr | Von Ino Holling, Felix Graffenberg und Markus Kien

Fortsetzung des Artikels von Teil 4

Fazit und Ausblick

Eine webbasierte unternehmensinterne Wissensplattform, welche Informationen verschiedenster Kommunikationsarten der Mitarbeiter vereint, ist ein zukunftsweisendes Instrument, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und zu nutzen: Zentral stehen standort- und mitarbeiterübergreifend Dokumente, E-Mails und Faxe zur Verfügung, werden Anrufe erfasst und Termine verwaltet. Und alles in hohem Maße kunden- oder projektbezogen. Es sollten also möglichst viele, wenn nicht alle Medien integriert werden, wobei der Nutzen gerade bei den synchronen Medien entsprechend deutlich zutage tritt und dem einzelnen Benutzer Vorteile schafft.

Das Wissen einzelner Mitarbeiter muss so, zeit- und ortsunabhängig zum allgemeinen Unternehmenswissen werden, auf das die jeweils berechtigten Mitarbeiter zugreifen können, ohne lange zu suchen, zu recherchieren und Zeit zu investieren. Informationen liegen nicht verteilt in verschiedenen Anwendungen und Programmen, es wird nicht mit Insellösungen gearbeitet, sondern es existiert eine gemeinsame Daten- und Informationsbasis in Form eines zentralen Servers, der allen Beteiligten stets aktuelle und konsistente Daten zur Verfügung stellt und gleichzeitig Datenredundanzen vermeidet.

Dass die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bei den E-Mails eingehalten werden, ist dabei selbstverständliche Voraussetzung - sämtliche Mails liegen unveränderbar im Original in der Datenbank. Der technische Hintergrund muss so gestaltet sein, dass verschiedene Informationskanäle integriert, die Daten zentral zusammengeführt und anhand unverwechselbarer Indikatoren logisch miteinander verknüpft werden. Ein individuell auf Kundenanforderungen zugeschnittenes Rechtemanagement muss die Balance zwischen Datenschutz und Transparenz in den Prozessen herstellen.

Die Unified-Communications-Lösung muss sich auf verschiedene Unternehmensstrukturen sowie Geschäftsprozesse und -abläufe anpassen lassen. Das Ziel einer solchen Lösung, Zeit, also Mitarbeiterressourcen zu sparen, kann nur dann erreicht werden. Die Funktion, Informationen und Wissen unternehmensweit zu nutzen, um die Marktposition des Unternehmens positiv zu beeinflussen, ist nur erreichbar, wenn sämtliche Kommunikationsarten zentral vereint und strukturiert orts- und zeitunabhängig sämtlichen Beteiligten zur Verfügung stehen.