Pflegepersonalbemessungsverordnung
Nicht mehr exceln bis der Arzt kommt
Die Pflegepersonalbemessungsverordnung verfolgt ein hehres Ziel, beschert Krankenhäusern aber jede Menge Bürokratie. Mit einer geeigneten Lösung können sie den Aufwand erheblich reduzieren – und die Verordnung als Sprungbrett für eine effizientere Pflege und Versorgung nutzen.
Am 1. Juli 2024 trat die Pflegepersonalbemessungsverordnung (PPBV) mit dem Ziel in Kraft, die Pflege und Versorgung im Gesundheitswesen zu verbessern. Sie regelt die Personalbemessung in der vollstationären Pflege und soll zum Wohl der Patienten sowie zur Entlastung der Pflegekräfte eine bedarfsgerechte personelle Besetzung sicherstellen. Krankenhäuser, die unter die PPBV fallen, sind demnach verpflichtet, sowohl die Soll-Besetzung (basierend auf dem Pflegebedarf) als auch die Ist-Besetzung (das tatsächlich
eingesetzte Personal) zu ermitteln. Diese Zahlen müssen sie quartals- und jahresweise an das Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) melden.
Diese Meldepflicht stellt Krankenhäuser vor große Herausforderungen. Sie müssen nicht nur die Pflegestufe für sämtliche Patientinnen und Patienten jeden Tag einzeln aufs Neue bewerten, sondern eine enorme Menge an Informationen aus den Belegungsdaten der einzelnen Stationen und den Dienstplänen heranziehen. Zudem erfordert die PPBV eine sehr genaue und differenzierte Erfassung von Personal- und Leistungsdaten. Ausfallzeiten müssen gemeldet werden und Azubis können nur bis zu einem gewissen Anteil berechnet werden, der sich wiederum von Pflegehilfskräften unterscheidet; und im Gegensatz zu anderen Stationen soll auf Kinderstationen beim Pflegebedarf nicht zwischen Tag- und Nachtschicht unterschieden werden.
Viele Krankenhäuser erstellen ihre InEK-Meldungen manuell mithilfe von Microsoft Excel. Dieses Vorgehen ist aber nicht nur fehleranfällig, sondern bindet auch erhebliche Personalressourcen. In der Pflege und der Verwaltung von Krankenhäusern ist Personal ohnehin schon knapp und diese Praxis bedeutet für die Mitarbeitenden einen Zusatzaufwand, weil viele Daten doppelt erfasst werden müssen – einmal während des alltäglichen Betriebs in den Krankenhausinformationssystemen und dann noch einmal für die Erstellung der Meldungen. Viele Teams können das nicht stemmen und zahlreiche Pflegekräfte verbringen inzwischen mehr Zeit mit der Erfassung von Daten als an den Betten ihrer Patientinnen und Patienten.
Erstellung der Meldungen automatisieren
Eine spezielle Data-Warehouse-Lösung für Krankenhäuser kann dabei helfen, die Erfassung und Auswertungen der Daten für die Meldungen zu automatisieren und dadurch den administrativen Aufwand zu reduzieren. Eine solche Lösung integriert die Daten der Ursprungssysteme, die für die Meldungen relevant sind, führt sie selbstständig zusammen und verarbeitet sie zu validen Berichtsformaten. Zu diesen Daten zählen etwa die PPR-Einstufungen (Pflege-Personalregelung), die Zeiterfassung des Personals und die Betten-Belegungssituation in den Stationen.
Durch diese automatisierte Datenintegration wird eine doppelte Erfassung überflüssig. Da die fehleranfälligen manuellen Prozesse entfallen, weisen die Daten außerdem eine hohe Qualität auf. Sie sind valide und konsistent. Die Zusammenführung der Informationen aus den Ursprungssystemen kann zeitplangesteuert erfolgen, wodurch sichergestellt ist, dass die konsolidierten Daten stets aktuell sind. Mitunter bietet eine solche Lösung auch Tools für Monitoring und Analyse. Damit können Krankenhäuser gezielt fehlerhafte Daten identifizieren und Optimierungspotenziale aufdecken.
Die Lösung richtig einführen
Allerdings kommt es nicht nur auf die Software selbst, sondern auch auf die sachgerechte Einführung an. Am besten führen Krankenhäuser zunächst eine Prozessanalyse durch. Sie sollten ihre bestehenden Dokumentations- und Meldeprozesse prüfen und auf Automatisierungspotenziale untersuchen. Die Mitarbeitenden benötigen die Möglichkeit, ihre tägliche Arbeit kritisch zu hinterfragen, damit sie eventuelle Lücken in den Abläufen entdecken können. Die Einführung der Lösung ist dann am erfolgversprechendsten, wenn sie im Rahmen einer interdisziplinären Zusammenarbeit umgesetzt wird.
Pflegedienst, IT, Controlling, ärztlicher Dienst und Krankenhaus-Management sollten eng zusammenarbeiten. Am besten starten Krankenhäuser mit einer interdisziplinären Kick-off-Veranstaltung, in der alle intern betroffenen Berufsgruppen und externen Dienstleister zusammenkommen. Zudem ist es empfehlenswert, die neue Software in einem Pilotprojekt zunächst auf einzelnen Stationen oder in einzelnen Bereichen einzuführen, um Erfahrungen damit zu sammeln und die Prozesse iterativ zu optimieren. Anschließend kann sie dann sukzessive auf die restlichen Stationen und Bereiche ausgerollt werden.
Wie immer bei einer Umstellung auf neue digitale Lösungen kann auch die Einführung einer Data-Warehouse-Software auf Widerstände bei Mitarbeitenden stoßen. Die stufenweise Einführung der Software trägt bereits dazu bei, die Akzeptanz bei der Belegschaft zu fördern, eventuelle Ängste vor Kontrollverlust abzumildern und ihnen Sicherheit zu geben.
Darüber hinaus sollten Krankenhäuser aber auch ein aktives Change-Management betreiben und die Nutzerinnen und Nutzer gezielt schulen. Außerdem sind Kommunikation und Transparenz wichtig. Regelmäßige Informationen über Ziele, Nutzen und Fortschritte der PPBV-Umsetzung im Intranet als Newsletter oder Blogbeitrag fördern die Motivation und das Verständnis der Teams.
Potenzieller Nutzen geht weit über die PPBV hinaus
Die PPBV verfolgt ein begrüßenswertes Ziel, verursacht für Krankenhäuser aber erst einmal einen erheblichen bürokratischen Aufwand. Mit einer Data-Warehouse-Lösung können sie den Aufwand deutlich reduzieren und es den Pflegekräften ermöglichen, sich wieder verstärkt auf ihre Kernkompetenz zu konzentrieren: Pflege und menschliche Zuwendung.
Der potenzielle Nutzen einer solchen Lösung geht aber weit über die PPBV hinaus. Da sie in der der Lage ist, große Datenmengen aus den unterschiedlichsten Systemen zusammenzuführen und zu analysieren, kann sie Krankenhäusern auch bei anderen Anforderungen helfen. Dazu zählt beispielsweise die Erfüllung der Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV), die parallel zur PPBV in Kraft getreten ist. Eine solche Lösung kann beispielsweise das Monitoring von Erlösen ermöglichen bis hin zur Implementierung einer Deckungsbeitragsrechnung auf Fachabteilungsebene. Nicht zuletzt kann sie bei der Erstellung und Verwaltung von Plandaten auf verschiedenen Hierarchieebenen unterstützen.
Wenn sich Krankenhäuser wegen der PPBV für die Einführung einer Data-Warehouse-Lösung entscheiden, wird die Umsetzung dieser Verordnung nicht zur Last. Und sie wird möglicherweise zum Sprungbrett für eine modernere und effizientere Pflege und Versorgung.
Manfred Merkelbach ist Geschäftsführer von KIMdata.
Lesen Sie mehr zum Thema
