Die meisten Unternehmen nutzen ein professionelles E-Mail-System für ihre tägliche in- und externe Geschäftskommunikation. Jegliche Beeinträchtigung des E-Mail-Empfangs und -Versands trifft mit großer Wahrscheinlichkeit gleich die ganze Belegschaft und kann auch die Kommunikation mit Kunden lahm legen. Deshalb ist es unerlässlich, den E-Mail-Server eines Unternehmens zu monitoren.
Eine gute Software kann die E-Mail-Server SMTP, POP3 und IMAP mit speziellen Sensoren überwachen und so sicherstellen, dass sie erreichbar und bereit sind, um Nachrichten zu senden und zu empfangen. Wenn ein Windows-Exchange-Server verwendet wird, können spezielle Sensoren zur Überwachung der unzähligen Leistungsparameter sowie zur Kontrolle der Übermittlungszeiten, der aktuellen Anzahl der Anwender etc. eingesetzt werden.
Spezielle Transport-Queue-Leistungsindikatoren geben detailliert Auskunft über mehr als 30 verschiedene Warteschlangen. Diese Werte können ebenfalls mit Sensoren überwacht werden. Durch einen zusätzlichen Sensor wird eine Round-Trip-Überwachung ermöglicht, welche die Zeit misst, die vom Senden einer E-Mail bis zu ihrem Empfang benötigt wird. Um Messergebnisse zu erhalten, sendet die Netzwerk-Monitoring-Software eine E-Mail via SMTP an ein externes E-Mail-Konto. Dieses Konto ist so konfiguriert, dass E-Mails unverzüglich an ein anderes E-Mail-Konto auf dem Firmenserver weitergeleitet werden.
Nach dem Versand der E-Mail überprüft die Monitoring-Software kontinuierlich die firmeninterne Zielmailbox via IMAP oder POP3. Sobald die Nachricht empfangen wurde, schreibt das Monitoring-System die benötigte Zeit für den Round-Trip in die Datenbank. Der Administrator kann einstellen, wie lang die maximal benötigte Zeit für den Versand und den anschließenden Empfang einer E-Mail sein darf. Wird diese Zeit überschritten, warnt ihn das System sofort, so dass er umgehend informiert ist, sobald die E-Mail-Kommunikation verlangsamt oder gestört ist.