Mit dieser Funktion ist es beispielweise möglich, dass nur bestimmte Anrufer direkt die Nebenstelle mit der Cheffunktion anwählen können. Alle anderen Anrufer werden automatisch an die Nebenstellen mit der Sekretariatsfunktion geleitet. Von den Nebenstellen mit der Sekretariatsfunktion können Gespräche aufgebaut werden, die die Rufnummer der Nebenstelle mit der Cheffunktion übermitteln. Weitere Komfortfunktionen wie eine Whitelist für Rufnummern sind mit der Chef-Sekretariatsfunktion (CheSe( verfügbar.
Auf dem zentralen Telefonbuch können bei der IP 2500 bis zu 20.000 Kontakte gepflegt werden. Die eingespeicherten Nummern werden auf den entsprechenden Endgeräten als Namen aufgelöst. Die zentral abgespeicherten Telefonnummern können von jedem Nutzer der Anlage genutzt werden. Dazu steht neben der Klick2Dial-Funktion in Astimax-User ein XML-Telefonbuch mit Such- und Wählfunktion für die Endgeräte zur Verfügung.
Astimax-User ist das webbasierte Tool für die Selbstverwaltung der Nebenstellen. Dort lassen sich Rufumleitungen, An- und -abmeldungen an beziehungsweise aus Teams und Wartefeldern auch von außerhalb pflegen. Es kann über dieses Tool die Verwaltung der Mailbox ebenso erfolgen wie die Pflege von Telefonbüchern, CheSe-Whitelisten und Anruflisten. Die Administration und Konfigurationen des persönlichen Konferenzraumes erfolgt ebenfalls über Astimax-User.