Webkonferenzen
Arbeiten im virtuellen Konferenzraum
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Aufwand und Kosten
Ausschlaggebend für eine Provider-Lösung ist in vielen Fällen der Kostenfaktor. Eigenbetrieb bedeutet zum einen hohe Investitionen in Hard- und Software, zum anderen fortlaufende Kosten in Wartung, Instandhaltung und Betrieb. Zudem fallen die mit dem Eigenbetrieb verbundenen Unwägbarkeiten voll auf das Unternehmen zurück. Läuft der Service über die eigene Netzwerkinfrastruktur, sollte diese unbedingt auf den Transport von Bild- und Videoverkehr ausgelegt sein. Ansonsten kann es unliebsame Überraschungen beim Verhalten kritischer Anwendungen geben - eine Tatsache, die in der Vergangenheit zahlreiche Unternehmen schmerzhaft erfahren mussten.
Provider-Lösungen dagegen erlauben einfachere Kostenkontrolle, sind in der Regel skalierbar und spätestens seit der Einführung von monatlichen Pauschaltarifen für Telefon- und Webkonferenzdienste günstig. Die Deutsche Telekom beispielsweise bietet Webkonferenzen für bis zu fünf Teilnehmer bei unbegrenzter Zahl und Dauer der Meetings ab 19,95 Euro pro Monat an. Sollen regelmäßig mehr Teilnehmer zusammengeschaltet werden, gibt es entsprechende Nutzerstaffelungen - ansonsten können bedarfsweise auch einzelne Teilnehmer hinzu geschaltet werden. Gleiches gilt für die Telefonkonferenz zum Flatrate-Tarif, bei der bis zu fünf Teilnehmer unbegrenzt ab 59,95 Euro pro Monat konferieren können. Für die kombinierte Telefon- und Webkonferenz der Telekom fallen bei fünf Teilnehmern im Flatmodell 74,95 Euro pro Monat an.
Bei den Funktionen sind selbstbetriebene und beim Provider bezogene Webkonferenzlösungen ziemlich gleichauf. Elemente wie das gemeinsame Bearbeiten von Dateien, Markierungs- und Zeichenwerkzeuge, Whiteboard (virtuelle Kreidetafel), Chat, Anfügen von PDF- oder Power-point-Dateien und nicht zuletzt Video- und Audiokonferenzen gehören zum Standard. Oft werden zusätzlich Protokoll- und Aufzeichnungsfunktionen geboten, das ist sehr hilfreich bei der Nachbearbeitung - beziehungsweise um die Session weiteren Personen vorspielen zu können. In Sachen Betriebssysteme ist wichtig, dass die im Unternehmen verbreiteten Client-Systeme unterstützt werden. Neben den wichtigsten Desktop-Betriebssystemen wie Windows und OSX unterstützen eigenbetriebene wie fremd-gehostete Sys-teme zunehmend mobile Plattformen, allen voran I-OS und Android. Windows-Phone haben noch wenige auf dem Plan, was sich aber sicher ändern wird, wenn die Popularität des Smartphone-Betriebssystems von Microsoft zunimmt. Die Videoqualität in Webübertragungen wird zunehmend besser, auch wenn auf kleinen Displays wie dem eines Smartphones das Präsenzerlebnis noch ausbaufähig ist.
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