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Webkonferenzen

Arbeiten im virtuellen Konferenzraum

23. Mai 2014, 11:08 Uhr | Emmanuel Sutter, Leiter Marketing und Produktmanagement Mehrwertlösungen, Telekom Deutschland

Der Markt bietet eine breite Palette von Softwareprodukten, die den Betrieb eines Konferenz-Servers erlauben. Doch ist der Eigenbetrieb wirklich sinnvoll? Immer populärer werden Webkonferenzen, die als Cloud-Service von einem Provider zur Verfügung gestellt werden.

Wer heute als Unternehmen im globalen Wettbewerb Erfolg haben will, muss effizient arbeiten. Mehr denn je gehört dazu auch die Fähigkeit, Kompetenzen unabhängig vom Ort bedarfsgerecht und schnell "an einen Tisch" zu bringen. Das ist die Stunde von Telefon- und Webkonferenzen.

!Kein anderes Medium erlaubt schnellere Abstimmungen unter Gruppen von geografisch verteilten Personen als Telefon- und Webkonferenzen. Im internationalen Vergleich ist dies für viele Unternehmen überlebenswichtig. Gleichzeitig haben oftmals eigene Expansionsbestrebungen in neue Märkte dafür gesorgt, dass Mitarbeiter verstärkt in unterschied-lichen Regionen tätig sind - und immer öfters auch mobil. Fundierte Entscheidungen am Puls der Zeit lautet die Devise, inzwischen wohl der Hauptgrund, warum sich internetgestützte Konferenzsysteme einer boomenden Nachfrage erfreuen. Hinzu kommen die klassischen Argumente für Telefon- und Webkonferenzen - Einsparung von Reisekosten und -zeiten sowie der nachhaltige Umgang mit Ressourcen und der Umwelt - respektive Verbesserung der CO₂-Bilanz. Verstärkt wird der Trend durch den modernen Lebensstil, der die elektronische Kommunikation als festen und allgegenwärtigen Baustein integriert.

Wie bei inzwischen fast jedem IT-gestützten Dienst haben Unternehmen auch beim Thema Telefon- und Webkonferenzen grundsätzlich die Wahl, Einrichtung und Betrieb in Eigenregie durchzuführen, oder als Service von einem Dienstleister zu beziehen. In der Praxis liegt der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Bereitstellungsformen darin, dass der Server, auf dem die Software läuft, entweder im eigenen Rechenzentrum, oder beim Provider steht. Daraus ergeben sich jeweils spezifische Vor- und Nachteile. Eigenbetrieb bedeutet vollständige Kontrolle über die verwendete Software und Gestaltung der Funktionalitäten. Wirklich umsetzen lässt sich dieser Vorteil jedoch nur dann, wenn eine entsprechend ausgebildete IT-Mannschaft zur Verfügung steht, deren Kapazität den Betrieb einer solchen Lösung zugeschnitten ist. Dieser Aufwand ist in der Service-Variante nicht notwendig. Provider bieten oft sehr ausgefeilte und umfangreiche Funktionen, die fallweise auch durch nicht-technische Zusatzleistungen ergänzt werden können. Letzteres betrifft beispielsweise die Beratung zur Gestaltung einer effektiven Session, Verwaltung und Moderation einer parallelen Telefonkonferenzschaltung und vieles mehr.